Dokumentenautomatisierung

Vom Posteingang zum Entwurf, mit weniger Abtippen.

Das System erfasst eingehende Dokumente, liest die relevanten Daten aus und befüllt damit Ihre geprüften Vorlagen. Am Ende liegt ein fertiger Entwurf zur Freigabe bereit. Die Kontrolle behalten Sie.

In Kürze

Dokumentenautomatisierung erfasst eingehende Dokumente, auch Scans per OCR-Texterkennung, liest die relevanten Daten aus und befüllt geprüfte Word- oder PDF-Vorlagen.
Standardvorgänge liegen als Entwurf vor. Angaben müssen nicht mehr von Hand abgetippt und übertragen werden.
Das eignet sich für Vorgänge, die oft vorkommen und klar strukturiert sind, etwa Standardschriftsätze, Formulare oder Massenverfahren. Komplexe Einzelfälle bleiben Handarbeit.
Die Freigabe bleibt immer beim Menschen. Kein Schriftstück verlässt ungeprüft die Kanzlei.

Das Problem

Standardvorgänge kosten viel Zeit.

Denken Sie an wiederkehrende Anspruchsschreiben, Massenverfahren oder Formularschriftsätze. Die Struktur ist jedes Mal dieselbe, und trotzdem tippt jemand die Angaben von Hand ab, überträgt sie und formatiert das Dokument. Gemacht werden muss das. Ihre Konzipientin oder Ihr Konzipient muss dafür aber nicht die Zeit aufwenden.

Die Pipeline

Fünf Schritte vom Eingang bis zur Freigabe.

Eingang

Das Dokument kommt als E-Mail, Scan oder Upload herein.

Texterkennung

Auch eingescannte Seiten werden per OCR lesbar. Wie gut das gelingt, hängt von der Scanqualität ab.

Extraktion

Die KI erkennt die relevanten Daten, also Namen, Beträge, Fristen und Bezüge.

Vorlage befüllen

Das System füllt Ihre geprüfte Word- oder PDF-Vorlage aus.

05 · Freigabe

Sie entscheiden

Sie bekommen den fertigen Entwurf zur Prüfung und Freigabe.

Freigeben muss immer ein Mensch. Kein Schriftstück verlässt die Kanzlei, ohne dass Sie es kontrolliert haben. Die Automatisierung liefert den Entwurf. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Ein Beispiel

Weniger Abtippen bis zum Entwurf.

Belege kommen herein, das System liest sie automatisch aus und überträgt die wichtigen Angaben in ein vorbereitetes Anspruchsschreiben. Bisher war das bei jedem Vorgang Handarbeit. Jetzt liegt ein PDF-Entwurf vor, ohne dass jemand etwas abtippen musste, und wartet auf Ihre Prüfung und Freigabe.

Zur Einordnung

Wofür sich Automatisierung eignet und wofür eher nicht.

Gut geeignet

Hohe Stückzahl gleichartiger Vorgänge
Klare, wiederkehrende Struktur
Standardschriftsätze und Formulare
Massenverfahren mit festem Muster

Weniger geeignet

Komplexe rechtliche Einzelfälle
Individuelle Argumentation und Strategie
Vorgänge ohne wiederkehrendes Muster
Alles, was eine juristische Würdigung braucht

Häufige Fragen

Fragen zur Dokumentenautomatisierung

Erkennt das System auch eingescannte Dokumente?

Ja. Mit Texterkennung (OCR) macht das System auch Scans und abfotografierte Seiten lesbar, bevor es die relevanten Daten ausliest. Wie zuverlässig das klappt, hängt von der Qualität der Vorlage ab.

Werden Dokumente automatisch verschickt?

Nein. Das System erstellt einen Entwurf und legt ihn zur Freigabe vor. Ob und wann etwas hinausgeht, entscheiden immer Sie.

Für welche Schriftstücke eignet sich das?

Für Vorgänge, die oft vorkommen und immer ähnlich aufgebaut sind, etwa Standardschriftsätze, Formulare oder Massenverfahren. Komplexe Einzelfälle bleiben Handarbeit.

Was passiert, wenn ein Fall vom Muster abweicht?

Das System ist so ausgelegt, dass es Unsicherheiten und fehlende Angaben markiert und nicht einfach rät. Sie sehen dann vor der Freigabe, was Sie sich genauer anschauen müssen.

Mehr zu Datenhaltung und Sicherheit: DSGVO & Sicherheit → Gut kombinieren lässt sich das mit der E-Mail- & Posteingang-Automatisierung, die eingehende Dokumente direkt weiterreicht.

So kann das aussehen

Vom Schreiben zum befüllten Entwurf

Beispiel mit erfundenen Daten

Ausgelesen aus dem Schreiben

Mandantin: Maria Musterfrau
Gegner: Beispiel Wohnbau GmbH
Betrag: 1.240,00 €
Datum: 03.10.2026
Unsicher: Zahlungsfrist nicht eindeutig, bitte prüfen

Entwurf aus Ihrer Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir vertreten Frau Maria Musterfrau. Namens unserer Mandantin fordern wir Sie auf, den Betrag von EUR 1.240,00 binnen [Frist prüfen] zu überweisen …

Status: Entwurf, wartet auf Freigabe

Beispielansicht mit frei erfundenen Daten. Das tatsächliche Aussehen richtet sich nach Ihren Systemen.

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