Prozessautomatisierung für Rechtsanwaltskanzleien in Österreich
KI für Ihre Kanzlei: weniger Verwaltung, mehr Mandatsarbeit.
In Kanzleien geht ein guter Teil der Arbeitszeit in Organisation: E-Mails sortieren, Fristen übertragen, Akten pflegen, Belege ablegen. Goma-it automatisiert solche Abläufe. Wir planen sie entlang der DSGVO und arbeiten von Österreich aus.
- Goma-it (Goma-it e.U., Bludenz, Vorarlberg) setzt KI und Prozessautomatisierung für Rechtsanwaltskanzleien in Österreich um.
- Typische Aufgaben: den Posteingang vorsortieren, Daten aus Dokumenten in Vorlagen übernehmen, Kanzleiwissen per Chat durchsuchbar machen und Abläufe rund um die Kanzleisoftware, etwa ADVOKAT, verbinden.
- Die Daten bleiben On-Premise auf Servern in Ihrer Kanzlei. Ergebnisse entstehen als Entwurf, die Freigabe bleibt bei Ihnen.
- Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch von etwa 30 Minuten.
Warum überhaupt
Routinearbeit kostet die Zeit, die Ihnen bei den Mandaten fehlt.
Jeden Tag verbringen Kanzleien viel Zeit mit Arbeit, die sich wiederholt. Am Montag den Posteingang sichten, Standardschriftsätze aufsetzen, im internen Wissen nach der richtigen Vorlage suchen. Diese Stunden fehlen dann bei den Mandaten, für die es Ihre Erfahrung braucht.
Mit allgemeinen KI-Werkzeugen ist das nicht ohne Weiteres gelöst. Sobald Mandantendaten in ein US-Cloud-Tool wandern, können Verschwiegenheitspflicht (§ 9 RAO) und DSGVO berührt sein. Bewerten muss das die Kanzlei selbst.
Wir gehen deshalb einen anderen Weg. Wir bauen die Automatisierung entlang Ihrer tatsächlichen Abläufe und betreiben sie On-Premise in Ihrer Kanzlei. Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Der Ansatz
Die Lücke zwischen Ihren Systemen.
Für Kanzleien mit ADVOKAT oder einer anderen Kanzleisoftware.
Ihre Kanzleisoftware, etwa ADVOKAT, steht im Mittelpunkt Ihrer Kanzlei und wird laufend besser. Sie endet aber dort, wo Ihre anderen Werkzeuge beginnen. Der E-Mail-Eingang, das Diktat und das Bankkonto reden nicht von selbst mit ihr. Also überträgt jemand im Sekretariat die Daten von Hand, ordnet sie zu, tippt ab und legt ab. Jeden Tag.
Um diese Lücke kümmern wir uns. Wir bauen die Verbindungen zwischen Ihren Systemen, und ADVOKAT oder Ihre andere Kanzleisoftware bleibt das Zentrum. Ob und wie andere Werkzeuge andocken können, prüfen wir im Einzelfall. Bei geschlossenen Programmen geht das meist über Import-/Exportdateien. Sie müssen weder die Software wechseln noch ein neues Werkzeug lernen. Es bleibt einfach weniger Handarbeit übrig.
ADVOKAT ist eine Marke ihres Herstellers. Goma-it ist kein Partner des Herstellers.
Leistungen
Fünf Bereiche, in denen wir ansetzen.
Wir fangen dort an, wo in Ihrer Kanzlei tatsächlich Zeit verloren geht, und richten die Automatisierung nach Ihren Abläufen aus.
Kanzlei-Wissensdatenbank
Fragen Sie Ihr Kanzleihandbuch, Ihre Vorlagen und Ihr internes Wissen einfach per Chat. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt.
Mehr erfahren → 02Dokumentenautomatisierung
Das System erfasst eingehende Dokumente, liest die relevanten Daten aus und befüllt damit Ihre geprüften Vorlagen. So wird aus einem Poststück ein fertiger Entwurf.
Mehr erfahren → 03E-Mail- & Posteingang-Automatisierung
E-Mails werden automatisch eingeordnet und dem richtigen Akt zugewiesen. Antwortentwürfe liegen zur Freigabe bereit.
Mehr erfahren → 04Workflows & Fristen
Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme, bilden Wiedervorlagen und Freigaben ab und unterstützen Ihr Fristenmanagement nachvollziehbar.
Mehr erfahren → 05ADVOKAT-Automatisierung
Wir automatisieren, was vor und nach ADVOKAT passiert, zum Beispiel Posteingang, Mandatsanfragen und Ablage. ADVOKAT bleibt das Zentrum.
Mehr erfahren →Sie arbeiten mit ADVOKAT oder einer anderen Kanzleisoftware? Was sich anbinden lässt, prüfen wir vorab im Einzelfall. Die Software wechseln müssen Sie dafür nicht. Meist läuft die Anbindung über Import-/Exportdateien, und was möglich ist, hängt von Version und Lizenz ab.
DSGVO & Datensicherheit
Ihre Mandantendaten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Ihre Dokumente und Datenbanken bleiben On-Premise in Ihrer Kanzlei. Das gilt für die Vektordatenbank, den Dokumentenspeicher und die Workflows. Ein Sprachmodell bekommt nur den Ausschnitt, den es für die Aufgabe braucht, so weit wie möglich pseudonymisiert. Welches Modell das ist, legen wir je Projekt mit Ihnen fest. Wenn Sie möchten, kommen nur Modelle mit EU-Verarbeitung oder lokal betriebene Modelle in Frage.
Wie wir Datensicherheit umsetzenAus der Praxis
Dank der Arbeit von Goma-it sparen wir uns wöchentlich mehrere Stunden Arbeit, die sonst manuell erledigt werden müssten. Die KI-Automatisierung funktioniert zuverlässig und erleichtert unseren Alltag enorm.
So arbeiten wir
So läuft ein Projekt bei uns ab.
Erstgespräch
In 30 Minuten klären wir, ob und wo sich Automatisierung in Ihrer Kanzlei rechnet. Das Gespräch ist kostenlos, unverbindlich und findet remote statt.
Potenzialanalyse
Wir nehmen bis zu fünf Prozesse im Detail auf und schätzen für jeden Aufwand und Einsparung ab. Sie bekommen einen schriftlichen Bericht mit einer Roadmap, die zeigt, was zuerst drankommen sollte. Wir arbeiten dabei remote und stören den Kanzleibetrieb so wenig wie möglich. Ob die Kosten der Analyse auf eine spätere Umsetzung angerechnet werden, vereinbaren wir mit Ihnen.
Ablauf der PotenzialanalyseUmsetzung
Auf Basis der Analyse bekommen Sie ein Angebot je Prozess. Der Umfang ist klar abgegrenzt, nach Stunden rechnen wir nicht ab. Betrieben wird das System On-Premise in Ihrer Kanzlei.
Laufende Betreuung
Die Betreuung gehört zu jedem Projekt, und das hat einen einfachen Grund. Schnittstellen und Systeme ändern sich, und eine Automatisierung, um die sich niemand kümmert, bricht irgendwann. Dazu gehören Monitoring, Updates, ein persönlicher Ansprechpartner und ein Kontingent für Anpassungen.
Häufige Fragen
Was Sie vorab wissen sollten.
Ist das DSGVO-konform?
Wir planen unsere Systeme von Anfang an entlang der DSGVO. Ihre Dokumente und Daten liegen On-Premise auf Servern in Ihrer Kanzlei und nicht in einer US-Cloud. KI-Modelle binden wir gezielt und datensparsam an, mit Auftragsverarbeitungsverträgen und technisch-organisatorischen Maßnahmen. Die datenschutz- und berufsrechtliche Bewertung für Ihre Kanzlei nehmen Sie selbst vor.
Unsere Kanzleisoftware bietet doch schon KI-Funktionen. Wozu dann Goma-it?
Nutzen Sie diese Funktionen ruhig, sie sind gut. Die eingebaute KI hilft bei der Arbeit in der Kanzleisoftware selbst. Viel Zeit geht aber an den Übergängen verloren, etwa wenn jemand Daten aus E-Mail, Diktat, Banking oder ERV händisch in die Kanzleisoftware überträgt. Kein Softwarehersteller kann jede Kombination von Werkzeugen abdecken, mit der eine Kanzlei arbeitet. Genau hier setzen wir an. Beides ergänzt sich, ersetzt wird nichts.
Verlassen unsere Daten die Kanzlei?
Ihre Wissensbasis, Ihre Dokumente und die Workflows bleiben On-Premise auf einem Server in Ihrer Kanzlei. Ein Sprachmodell bekommt nur den Ausschnitt, den es für die jeweilige Aufgabe braucht, so weit wie möglich pseudonymisiert und gekürzt. Wenn Sie das möchten, binden wir ausschließlich Modelle mit EU-Verarbeitung oder lokal betriebene Modelle an.
Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?
Das prüfen wir im Einzelfall, bevor wir anfangen. Gibt es eine Schnittstelle, docken wir dort an. Gibt es keine, arbeiten wir mit Exporten oder einer strukturierten Dateiablage. Ihr bestehendes System bleibt führend.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, welche Abläufe Sie automatisieren möchten und wie Ihre Systeme aufgebaut sind. Am Anfang steht eine Potenzialanalyse. Ob und wie die Kosten der Analyse auf eine spätere Umsetzung angerechnet werden, vereinbaren wir mit Ihnen. Für die Umsetzung bekommen Sie ein Angebot je Prozess, abgerechnet wird nicht nach Stunden. Die laufende Betreuung gehört zu jedem Projekt dazu. Was das für Ihre Kanzlei heißt, besprechen wir im Erstgespräch.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. Wir setzen Schritt für Schritt um, damit Sie früh etwas davon haben. Eine Einschätzung bekommen Sie mit der Potenzialanalyse.
Zum Weiterlesen
Aus dem Ratgeber
- Der richtige erste KI-Anwendungsfall für Ihre Kanzlei
- Was kann KI in der Kanzlei wirklich? Ein ehrlicher Überblick
- LeitfadenKI in der Rechtsanwaltskanzlei: Der Praxis-Leitfaden für Österreich
- LeitfadenADVOKAT und Automatisierung: welche Anbindungswege in Frage kommen
- LeitfadenDSGVO-konforme KI in der Kanzlei: Der Sicherheits-Leitfaden
- Ersetzt KI den Anwalt? Was Automatisierung kann — und was nicht
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Das ist auch nicht nötig. Im Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam Ihre Abläufe an, und wir sagen Ihnen, wo ein Einstieg sinnvoll sein kann. Danach melden wir uns bei Ihnen.