Potenzialanalyse
Bevor etwas gebaut wird, schauen wir genau hin.
Die Potenzialanalyse ist der zweite Schritt nach dem kostenlosen Erstgespräch. Wir nehmen Ihre Abläufe auf und sagen Ihnen, wo Automatisierung etwas bringt und wo nicht.
- Die Potenzialanalyse nimmt üblicherweise bis zu fünf Kanzleiabläufe auf und bewertet je Ablauf Aufwand, Nutzen und Risiken.
- Geprüft wird auch, was Kanzleisoftware, Postfach und Ablage technisch hergeben; Anbindungen werden im Einzelfall geprüft.
- Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht mit einer Reihenfolge für die Umsetzung, den wir gemeinsam besprechen.
- Die Kosten nennen wir vorab im Angebot. Eine Anrechnung auf die Umsetzung wird individuell vereinbart.
So läuft es ab
- 01
Kostenloses Erstgespräch
Etwa 30 Minuten per Video. Sie erzählen, wo es im Alltag hakt, wir stellen Fragen. Danach wissen beide Seiten, ob eine Analyse sinnvoll ist.
- 02
Abläufe aufnehmen
Wir sprechen mit den Personen, die den Ablauf täglich erledigen, meist Sekretariat oder Assistenz. Wir schauen uns an, welche Programme beteiligt sind, wo Daten abgetippt werden und wo Wartezeiten entstehen. Das läuft remote und so, dass der Kanzleibetrieb weiterläuft.
- 03
Systeme prüfen
Wir klären, was Ihre Kanzleisoftware, Ihr Postfach und Ihre Ablage technisch hergeben. Bei ADVOKAT gehört dazu die Frage, ob die WSDL-Schnittstelle des Herstellers eingerichtet und nutzbar ist. Anbindungen prüfen wir im Einzelfall.
- 04
Bewerten
Für jeden aufgenommenen Ablauf schätzen wir Aufwand und Nutzen ab und benennen Risiken, etwa bei Fristen oder Mandantendaten. Abläufe, bei denen sich Automatisierung nicht lohnt, sagen wir offen dazu.
- 05
Bericht und Besprechung
Sie bekommen einen schriftlichen Bericht mit einer Reihenfolge, die zeigt, womit Sie anfangen sollten. Den Bericht gehen wir gemeinsam durch. Was Sie daraus machen, entscheiden Sie.
Was Sie bekommen
Einen Bericht, mit dem Sie arbeiten können.
- Eine Beschreibung jedes aufgenommenen Ablaufs, so wie er heute läuft.
- Je Ablauf eine Einschätzung von Aufwand, Nutzen und Risiken.
- Was Ihre Systeme technisch hergeben und wo es Grenzen gibt.
- Eine Reihenfolge: womit Sie anfangen sollten und was warten kann.
- Ehrliche Hinweise, wo sich Automatisierung nicht lohnt.
Was Sie dafür beitragen: etwas Zeit der Personen, die die Abläufe kennen, und Beispiele, gern mit geschwärzten oder erfundenen Daten.
Häufige Fragen zur Potenzialanalyse
Was kostet die Potenzialanalyse?
Das hängt davon ab, wie viele Abläufe wir aufnehmen. Sie bekommen vorab ein Angebot. Ob und wie die Kosten auf eine spätere Umsetzung angerechnet werden, vereinbaren wir mit Ihnen. Das Erstgespräch davor ist kostenlos.
Wie viele Abläufe werden aufgenommen?
Üblicherweise bis zu fünf. Für den Anfang reicht oft schon ein einziger Ablauf, der Ihr Team regelmäßig aufhält.
Brauchen wir dafür Zugang zu Mandantendaten?
Für die Analyse genügt es meist, die Abläufe zu beschreiben und Beispiele mit geschwärzten oder erfundenen Daten zu zeigen. Echte Mandantendaten sind dafür in der Regel nicht nötig.
Sind wir danach verpflichtet, die Umsetzung zu beauftragen?
Nein. Der Bericht gehört Ihnen, und Sie entscheiden frei, ob und mit wem Sie umsetzen.
Noch unsicher, wo Sie anfangen sollen? Der Selbst-Check und die Checkliste zur KI-Einführung helfen beim Eingrenzen.
Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob eine Potenzialanalyse für Ihre Kanzlei sinnvoll ist.