Klassifizieren
Jede Mail bekommt eine Kategorie, zum Beispiel Mandantenanfrage, Gericht, Gegenseite oder Fristensache.
E-Mail- & Posteingang-Automatisierung
Der Posteingang am Montag, schon vorsortiert.
Eingehende E-Mails werden automatisch eingeordnet, dem richtigen Akt zugewiesen und nach Dringlichkeit gereiht. Auf Wunsch liegt auch gleich ein Antwortentwurf bereit. Verschickt wird aber nichts automatisch.
In Kürze
- Die E-Mail-Automatisierung ordnet eingehende Nachrichten einer Kategorie zu (Mandantenanfrage, Gericht, Gegenseite, Fristensache), weist sie dem passenden Akt zu und reiht sie nach Dringlichkeit.
- Auf Wunsch bereitet das System Antwortentwürfe vor. Die Kanzlei prüft sie, automatisch versendet wird nichts.
- Die Automatisierung setzt auf dem bestehenden Postfach in Outlook bzw. Microsoft 365 auf. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
- Ist sich das System bei einer Nachricht nicht sicher, markiert es sie, anstatt sie stillschweigend einzusortieren.
Das Problem
Jeden Tag geht Zeit fürs Sichten und Verteilen drauf.
Im Sekretariat wie bei den Anwältinnen und Anwälten fängt der Tag oft mit dem Posteingang an. Zu welchem Akt gehört diese Mail? Ist sie dringend oder kann sie warten? Wer muss sie sehen? Diese Verteilarbeit ist wichtig. Sie läuft aber meistens nach denselben Mustern ab.
So funktioniert es
Jede eingehende Nachricht wird eingeordnet.
Zuordnen
Das System weist die Nachricht dem passenden Akt und den zuständigen Personen zu.
Priorisieren
Nachrichten, die nach einer Frist aussehen, werden markiert und nach oben gereiht. An der Fristenkontrolle der Kanzlei ändert das nichts.
Entwurf vorbereiten
Auf Wunsch liegt ein Antwortentwurf bereit. Den prüfen Sie, automatisch verschickt wird er nicht.
Sie bekommen Entwürfe und keine automatischen Antworten. Nichts verlässt die Kanzlei, ohne dass ein Mensch es freigegeben hat. Die Automatisierung bereitet vor, und Sie entscheiden, was gesendet wird.
Integration
Kein Systemwechsel nötig.
Die Automatisierung setzt auf Ihrem bestehenden Postfach in Outlook bzw. Microsoft 365 auf. Ihr Team arbeitet in der gewohnten Umgebung weiter. Der Unterschied: Die Mails kommen sortiert und nach Dringlichkeit gereiht an, und wo es hilft, liegt schon ein Entwurf bereit.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Mail-Automatisierung
Antwortet das System selbstständig auf E-Mails?
Nein. Auf Wunsch bereitet es Antwortentwürfe vor. Diese prüfen Sie, passen sie an und versenden sie selbst. Von allein geht keine Antwort hinaus.
Müssen wir unser E-Mail-System wechseln?
Nein. Die Automatisierung setzt auf Ihrem bestehenden Postfach in Outlook bzw. Microsoft 365 auf. Ihr Team arbeitet in der gewohnten Umgebung weiter.
Wie zuverlässig ist die Klassifizierung?
Die Einordnung folgt nachvollziehbaren Kriterien, und wir passen sie an Ihre Kanzlei an. Ist sich das System nicht sicher, markiert es die Nachricht, anstatt sie stillschweigend irgendwo einzusortieren.
Sieht die KI alle unsere E-Mails?
Die Verarbeitung läuft in Ihrer abgesicherten Umgebung. Ein Sprachmodell bekommt nur das, was es für die jeweilige Aufgabe braucht, gekürzt und so weit wie möglich pseudonymisiert. Mehr dazu finden Sie auf der Seite zur Datensicherheit.
Mehr zu Datenhaltung und Sicherheit: DSGVO & Sicherheit → Wie aus zugestellten Dokumenten fertige Entwürfe werden, zeigt die Dokumentenautomatisierung.
So kann das aussehen
Ein vorsortierter Posteingang
| Absender | Betreff | Kategorie | Akt | Priorität |
|---|---|---|---|---|
| Bezirksgericht Beispielstadt | Ladung zur Verhandlung, 12 C 345/26 | Gericht | 2026/0412 | Frist prüfen |
| M. Musterfrau | Rückfrage zu meinem Mietvertrag | Mandant | 2026/0388 | Heute |
| RA Dr. Beispiel | Ihr Schreiben vom 3. 10. | Gegenseite | 2026/0371 | Normal |
| Info Newsletter | Seminarprogramm Herbst | Sonstiges | – | Niedrig |
Zum Weiterlesen
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Wie viel Zeit kostet Sie der Posteingang?
Im Erstgespräch schauen wir uns an, welche Arten von Post bei Ihnen ankommen und wie Sie sie heute verteilen. Dann sehen wir, was sich sinnvoll automatisieren lässt.