Kanzlei-Wissensdatenbank

Ihr Kanzleiwissen, mit einer Frage abrufbar.

Durchsuchen Sie Kanzleihandbuch, Vorlagen und interne Richtlinien per Chat. Sie bekommen eine Antwort und sehen, aus welchem Dokument sie stammt. Das System läuft On-Premise in Ihrer Kanzlei und ist entlang der DSGVO konzipiert.

In Kürze

Mit der Kanzlei-Wissensdatenbank lassen sich Kanzleihandbuch, Vorlagen und interne Richtlinien per Chat durchsuchen. Jede Antwort nennt das Quelldokument.
Dahinter steckt Retrieval Augmented Generation (RAG). Die KI stützt ihre Antworten auf die Dokumente der Kanzlei und nicht auf das Internet.
Die Dokumente liegen On-Premise auf einem Server in Ihrer Kanzlei. Pro Frage geht nur ein gekürzter Ausschnitt an das Sprachmodell, das wir je Projekt mit Ihnen festlegen. Auf Wunsch kommen nur Modelle mit EU-Verarbeitung oder lokal betriebene Modelle zum Einsatz.
Die Wissensdatenbank ist ein internes Werkzeug für Kanzleiwissen. Juristische Recherche und Prüfung ersetzt sie nicht.

Das Problem

Wissen steckt in Köpfen, Handbüchern und Ordnerstrukturen.

Wer die richtige Vorlage sucht oder wissen will, wie die Kanzlei einen bestimmten Vorgang handhabt, fragt bei Kolleg:innen nach oder sucht lange selbst. Neue Mitarbeitende brauchen Wochen, bis sie sich zurechtfinden. Und die erfahrenen werden ständig unterbrochen.

Das Wissen ist da. Es lässt sich nur nicht abrufen, wenn man es gerade braucht.

So funktioniert es

Ein Chat über Ihre eigenen Dokumente.

Sie stellen Ihre Frage so, wie Sie sie einer Kollegin stellen würden. Die Wissensdatenbank antwortet auf Grundlage Ihres Kanzleihandbuchs, Ihrer Vorlagen und Richtlinien und nennt jedes Mal die Quelle. So können Sie die Antwort am Originaldokument prüfen.

Wie es technisch funktioniert (RAG)

RAG steht für Retrieval Augmented Generation. Zu jeder Frage sucht das System zuerst die passenden Stellen in Ihren Dokumenten, und nur diese dienen der KI als Grundlage. Die Antwort stützt sich also auf Ihre Unterlagen und nicht auf das allgemeine Wissen des Modells oder auf das Internet. Über die Quellenangabe können Sie sie nachprüfen.

So entsteht die Wissensdatenbank

Drei Schritte. Ihre Dokumente bleiben dabei in Ihrer Kanzlei.

Aufbereiten

Wir strukturieren Ihre Dokumente und machen sie durchsuchbar. Das passiert auf Ihrem Server, zu einem Anbieter wird nichts hochgeladen.

Ablegen

Die aufbereiteten Inhalte liegen in einer eigenen Datenbank On-Premise in Ihrer Kanzlei. Die Kontrolle darüber behalten Sie.

Fragen

Ihr Team stellt im Chat Fragen und bekommt Antworten mit Verweis auf das jeweilige Quelldokument.

Typische Anwendungsfälle

Wo eine Wissensdatenbank im Alltag hilft.

Onboarding

Neue Mitarbeitende finden Abläufe und Standards selbst.

Kanzleistandards

„Wie machen wir das bei uns?“ Alle bekommen dieselbe Antwort.

Vorlagensuche

Die richtige Vorlage finden, ohne sich durch Ordner zu klicken.

Interne Richtlinien

Antworten auf Compliance- und Verfahrensfragen, jeweils mit Quelle.

Abgrenzung

Die Wissensdatenbank ist ein internes Werkzeug für Kanzleiwissen. Sie ist keine KI für Rechtsrecherche und ersetzt die juristische Prüfung nicht. Sie sagt Ihnen, wie Ihre Kanzlei arbeitet. Wie ein Fall zu entscheiden ist, sagt sie Ihnen nicht.

Oft folgt ein zweiter Schritt: Mit Dokumentenautomatisierung wird aus dem gefundenen Kanzleistandard ein fertiger Entwurf.

Wo liegen unsere Dokumente?

Ihre Dokumente liegen auf Ihrem Server in der Kanzlei. Pro Frage geht nur ein gekürzter Ausschnitt an das Sprachmodell. Wie wir Datenhaltung, On-Premise-Betrieb und die Anbindung von KI-Modellen absichern, lesen Sie auf der Seite zur Datensicherheit.

DSGVO & Sicherheit

Häufige Fragen

Fragen zur Wissensdatenbank

Wird unser Kanzleihandbuch bei OpenAI oder einem anderen Anbieter hochgeladen?

Nein. Ihre Dokumente werden On-Premise auf einem Server in Ihrer Kanzlei aufbereitet und gespeichert. Pro Frage geht nur der relevante, gekürzte Ausschnitt an ein Sprachmodell, Ihr gesamter Bestand bleibt bei Ihnen. Welches Modell zum Einsatz kommt, legen wir je Projekt mit Ihnen fest. Wenn Sie möchten, beschränken wir uns auf Modelle mit EU-Verarbeitung oder lokal betriebene Modelle.

Was bedeutet RAG genau?

Die Abkürzung steht für Retrieval Augmented Generation. Bei jeder Frage sucht das System zuerst die passenden Textstellen in Ihren Dokumenten und gibt nur diese an die KI weiter. Die Antwort beruht dann auf Ihren Unterlagen und nicht auf allgemeinem Wissen.

Kann die KI auch falsch antworten?

Ja, das kann vorkommen. Kein KI-System ist unfehlbar. Deshalb nennt jede Antwort ihre Quelle, und Sie können sie am Originaldokument nachprüfen. Die Wissensdatenbank hilft beim Finden, Ihr eigenes Urteil ersetzt sie nicht.

Ersetzt das die juristische Recherche?

Nein. Die Wissensdatenbank ist ein internes Werkzeug für Kanzleiwissen, also für Abläufe, Standards und Vorlagen. Für die rechtliche Bewertung eines Falls bleibt die juristische Prüfung maßgeblich.

So kann das aussehen

Eine Frage, eine Antwort mit Quelle

Beispiel mit erfundenen Daten

Welche Vorlage nehmen wir für eine Mahnung an einen Unternehmer?

Laut Kanzleihandbuch verwenden Sie bei Unternehmern die Vorlage „Mahnung B2B". Verzugszinsen werden dort im zweiten Absatz eingetragen.

1 Kanzleihandbuch, Kapitel 4.2 · 2 Vorlage_Mahnung_B2B.docx

Beispielansicht mit frei erfundenen Daten. Das tatsächliche Aussehen richtet sich nach Ihren Systemen.

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