ADVOKAT und Automatisierung: welche Anbindungswege in Frage kommen

ADVOKAT ist eine der in Österreich verbreiteten Kanzleisoftware-Lösungen, und die Kanzleisoftware bleibt in jedem sinnvollen Automatisierungskonzept das führende System. Automatisierung ergänzt sie: als Zubringer, der Daten strukturiert aufbereitet, bevor sie in den Akt gelangen, und als Folgeprozess, der Informationen aus der Software weiterverarbeitet. Dieser Leitfaden klärt, welche Anbindungswege es gibt, welche Methoden der ADVOKAT WSDL-Server für welchen Arbeitsschritt bereitstellt und welche Voraussetzungen Sie vorab prüfen sollten.

In Kürze

• ADVOKAT bleibt bei jeder Automatisierung das führende System: Akten, Fristen, Leistungen und Abrechnung leben dort. Automatisierung dockt an.
• Die sinnvollsten Automatisierungen sind Zubringerprozesse (Daten aufbereiten, bevor sie in die Software gelangen) und Folgeprozesse (Informationen aus der Software weiterverarbeiten).
• Der wichtigste Anbindungsweg ist der ADVOKAT WSDL-Server, eine dokumentierte SOAP-Schnittstelle des Herstellers; Export-/Importfunktionen und eine strukturierte Dateiablage bleiben als Alternativen.
• Für alle WSDL-Methoden gelten dieselben Grundvoraussetzungen: Programmversion 6.23c oder höher, die Module ERV und Datenimport, eine eingerichtete AdvoAll-Umgebung. Einzelne Methoden brauchen zusätzliche Module.
• Welcher Weg im Einzelfall trägt, hängt von Version, Lizenz und Aufgabe ab. Das wird vorab geprüft, nicht im Projekt improvisiert.
• Mandantendaten bleiben bei richtiger Architektur durchgehend auf Servern unter Kontrolle der Kanzlei.

Warum sollte die Kanzleisoftware das führende System bleiben?

Ein führendes System ist die eine Quelle, an der alle verbindlichen Daten liegen: Aktenzeichen, Beteiligte, Fristen, Leistungen, Dokumente. In vielen österreichischen Kanzleien ist das eine Kanzleisoftware wie ADVOKAT. Diese Rolle sollte kein Automatisierungsprojekt infrage stellen, und dafür gibt es drei Gründe.

Erstens die Verlässlichkeit: Sobald dieselbe Information an zwei Orten gepflegt wird, entstehen Widersprüche. Wer führt, wenn die Adresse im einen System aktualisiert wurde und im anderen nicht? Eine klare Hierarchie, in der die Kanzleisoftware führt und alles andere zuliefert oder ausliest, verhindert dieses Problem strukturell.

Zweitens die gewachsene Integration: Die Kanzleisoftware ist mit den Arbeitsabläufen der Kanzlei verwachsen, vom ERV bis zur Honorarnote. Diese Tiefe kann und soll ein Automatisierungswerkzeug nicht nachbauen.

Drittens die Akzeptanz im Team: Ein Projekt, das dem Team die vertraute Software wegnehmen will, scheitert. Eines, das der vertrauten Software Handarbeit abnimmt, wird angenommen.

Was heißt das konkret: Zubringer- und Folgeprozesse?

Die Arbeitsteilung lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Die Automatisierung arbeitet vor und nach der Kanzleisoftware.

Zubringerprozesse bereiten Informationen auf, bevor ein Mensch sie in die Software überträgt oder eine Übernahme anstößt:

• Eine Mandatsanfrage vom Website-Formular wird strukturiert erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und so aufbereitet, dass die Aktenanlage ohne Abtippen möglich ist.
• Eingehende E-Mails mit Anhängen werden vorsortiert: Der Workflow erkennt das betroffene Mandat anhand von Absender oder Aktenzeichen und legt die Dateien mit sauberem Namen zur Ablage vor.
• Eingescannte Post wird per Texterkennung (OCR) lesbar gemacht und mit Metadaten wie Datum, Absender und Betreff versehen.

Folgeprozesse verarbeiten weiter, was aus der Software herauskommt:

• Aus einem Export der offenen Posten entsteht der Entwurf einer freundlichen Zahlungserinnerung, zur Freigabe und ohne automatischen Versand.
• Erfasste Leistungen werden periodisch zu einer internen Übersicht zusammengeführt, die zeigt, was abrechnungsreif ist.
• Termin- und Wiedervorlagedaten speisen Erinnerungs-Benachrichtigungen an die Zuständigen.

Bei Fristen gilt dabei immer die klare Grenze: Solche Benachrichtigungen unterstützen die Fristenkontrolle. Die Fristenwahrung selbst und die Verantwortung dafür bleiben bei der Kanzlei.

Welche Anbindungswege gibt es grundsätzlich?

Wie eine Automatisierung mit der Kanzleisoftware kommuniziert, hängt von der eingesetzten Version, der Konfiguration und der konkreten Aufgabe ab. Grundsätzlich kommen drei Wege in Frage. Welcher im Einzelfall trägt, klären wir zu Projektbeginn.

Anbindungsweg	Funktionsprinzip	Typischer Einsatz
WSDL-Schnittstelle (ADVOKAT WSDL-Server)	Ein Workflow ruft dokumentierte Methoden direkt auf, z. B. Person speichern, Akt anlegen, Dokument ablegen	Laufende, häufige Übergaben: Stammdaten, Aktenanlage, Termine, Dokumente, ERV-Abfragen
Export / Import	Daten werden als Datei ausgegeben und weiterverarbeitet oder eingespielt	Periodische Auswertungen, Übernahmen in Etappen
Strukturierte Ablage	Beide Seiten lesen und schreiben in eine definierte Ordner- und Namensstruktur	Dokumente, Scans, E-Mail-Anhänge

Was ist der ADVOKAT WSDL-Server?

Der ADVOKAT WSDL-Server ist eine Schnittstelle des Herstellers, die laut Dokumentation einen serviceorientierten Zugriff auf ausgewählte Daten und Dateien in ADVOKAT ermöglicht. Er stellt seine Funktionen als Webservices über SOAP bereit (ein standardisiertes Protokoll für den Datenaustausch zwischen Programmen) und läuft als Anwendung in AdvoAll, also auf der ADVOKAT-Infrastruktur der Kanzlei. Goma-it ist kein Partner des Herstellers; wir arbeiten mit der öffentlich dokumentierten Schnittstelle, wie sie der Hersteller beschreibt.

Wo der WSDL-Server nicht verfügbar ist oder eine Aufgabe nicht abdeckt, bleiben Export/Import und die strukturierte Ablage die Alternativen. Die strukturierte Ablage wird oft unterschätzt: Wenn Dokumente nach einem festen Schema benannt und abgelegt werden, etwa nach Aktenzeichen, Datum und Dokumenttyp, können Workflows zuverlässig damit arbeiten, ohne dass eine technische Direktverbindung nötig ist. Das ist häufig der pragmatischste Einstieg, weil er keine Eingriffe in die Kanzleisoftware erfordert.

Wichtig ist die ehrliche Reihenfolge: erst klären, was die vorhandene Installation kann, dann den Prozess darauf zuschneiden. Eine Anbindung wird erst zugesagt, wenn sie geprüft ist.

Welche WSDL-Methoden gehören zu welchem Arbeitsschritt?

Die dokumentierten Methoden folgen weitgehend dem Weg eines Mandats durch die Kanzlei. Zu jedem Schritt gibt es einen eigenen Artikel mit den Regeln der Methode, typischen Fehlerbildern und einem Ablaufbeispiel.

Arbeitsschritt	Methoden laut Dokumentation	Zusätzliches Modul	Vertiefung
Mandanten, Gegner und Beteiligte anlegen	SavePerson	keines genannt	Personen in ADVOKAT anlegen
Akt anlegen und auf Dubletten prüfen	AddAkt, ExistsAkt	keines genannt	Aktenanlage über AddAkt und ExistsAkt
Dokumente im Akt ablegen	AddDokument	Dokumentverwaltung (DV)	Dokumente im Akt ablegen
Termine, Fristen, Wiedervorlagen eintragen	AddTermin	Terminmanager (TM)	Termine in ADVOKAT eintragen
ERV-Schriftsatz vorbereiten	AddErvSchriftsatz, GetErvSchriftsatzStatus	keines genannt	ERV-Schriftsätze vorbereiten
ERV-Rückverkehr abrufen	GetErvNewRVCount, GetErvSchriftsaetze, GetErvSchriftsatz	keines genannt	ERV-Rückverkehr abrufen
Inkasso: Forderungen und Titel übernehmen	AddForderung, AddTitel	keines genannt	Forderungen und Titel übernehmen
Benutzer, Gruppen, Security-Rechte pflegen	AddUser, AddGroup, Security-Methoden u. a.	Security (SE) für Rechte	Benutzer und Berechtigungen pflegen

Welche Muster kehren in mehreren Methoden wieder?

Wer mehrere Methoden kombiniert, trifft auf dieselben Regeln. Sie lohnt es sich einmal zu verstehen, weil sie den Aufbau jedes Workflows bestimmen.

Anlegen heißt immer neu anlegen. AddAkt, AddForderung, AddTitel und AddErvSchriftsatz legen laut Dokumentation bei jedem Aufruf einen neuen Datensatz an. Wird dieselbe Anfrage oder Liste zweimal verarbeitet, entstehen Dubletten. Ein Workflow hält deshalb fest, was bereits übernommen wurde, und prüft vorab, wo die Schnittstelle das erlaubt, etwa mit ExistsAkt.

Personen kommen zuerst. Bei AddAkt und AddErvSchriftsatz muss für alle übergebenen Personen die NKurz (die Kurzbezeichnung der Person in ADVOKAT) definiert sein, und es wird geprüft, ob die Personen in ADVOKAT vorhanden sind. AddForderung prüft ebenfalls die angegebenen Personen. Die sinnvolle Reihenfolge lautet daher: Personen speichern, dann Akt, dann alles, was am Akt hängt.

Rückgaben sind Schlüssel für Folgeschritte. SavePerson liefert die NKurz, AddAkt die AKurz, AddForderung, AddTitel und AddErvSchriftsatz einen Zähler. Diese Werte speichert der Workflow und verwendet sie weiter. Gewünschte und tatsächlich vergebene Kurzbezeichnung können voneinander abweichen.

Unbekannte Kürzel führen zum Abbruch. AddDokument und AddTermin legen keinen Datensatz an, wenn Sachbearbeiter-Kürzel, AKurz oder Statuskürzel nicht existieren. Ein Workflow gleicht solche Werte deshalb vorab mit den Listen der Kanzlei ab.

Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen

Bevor eine einzelne Methode genutzt werden kann, muss der WSDL-Server selbst verfügbar sein. Die folgenden Punkte gelten für jede Automatisierung über diese Schnittstelle, unabhängig davon, ob Personen, Akten, Termine oder ERV-Schriftsätze übertragen werden. Sie stammen aus der Herstellerdokumentation zum ADVOKAT WSDL-Server. Ob sie in Ihrer Installation erfüllt sind, wird im Einzelfall geprüft; Version, Lizenz und Konfiguration entscheiden.

Programmversion und Lizenzmodule

Laut Dokumentation setzt der WSDL-Server ADVOKAT in Programmversion 6.23c oder höher voraus. Die Version lässt sich in ADVOKAT unter „?“ > „Info“ in der Zeile „Programmversion“ ablesen. Für Termine ist zusätzlich die Version selbst relevant: Ab 6.25b haben sich einzelne Terminart-Kürzel geändert, ein Workflow muss also wissen, welche Version im Einsatz ist.

Grundlage sind zwei lizenzierte Module: „Elektronischer Rechtsverkehr (ERV)“ und „Datenimport (IM)“. Die Fehlercode-Übersicht des Herstellers enthält einen eigenen Code für ein fehlendes Lizenzmodul „Datenimport“; ein solcher Fehler zeigt also früh, dass die Lizenzfrage noch offen ist. Einzelne Methoden brauchen weitere Module:

Bereich	Zusätzliches Modul laut Dokumentation
Termine (AddTermin)	Terminmanager (TM)
Dokumente (AddDokument)	Dokumentverwaltung (DV) mit Zusatz „1“ oder „2“
Security-Rechte	Security (SE)
Erweiterte Benutzerangaben (Standort, Eintrittsdatum, E-Mail, Team, Praxisgruppe)	nur bei erweiterter Benutzerverwaltung (Individual- bzw. Sonderprogrammierung)

Im Inkasso-Bereich beschreibt der Hersteller auf seiner Produktseite zum Inkasso-Paket den Baustein „Datenimport / WSDL“. Welche Bausteine in Ihrer Kanzlei lizenziert sind, gehört ebenfalls in die Vorab-Prüfung.

AdvoAll-Umgebung und Server-Konfiguration

Der WSDL-Server läuft als Anwendung in AdvoAll. Ist er installiert, ist in AdvoAll laut Dokumentation die Anwendung „ADVOKAT_WSDL_Datenaustausch“ eingetragen; ihr Status sollte „Aktiv“ lauten. Das AdvoAll-Benutzerkonto benötigt laut Dokumentation dauerhaft lokale administrative Rechte am AdvoAll-Gerät.

Konfiguriert wird der Server unter anderem über den Parameter SERVERURL. In der Konfiguration wird außerdem ein Benutzer angegeben; ist das Modul Security im Einsatz, muss dieser Benutzer laut Installationsanleitung Mitglied der Gruppe „Administratoren“ sein. Die Schnittstelle arbeitet also mit weitreichenden Rechten, was bei der Absicherung zu berücksichtigen ist.

Standardmäßig läuft der Server laut Dokumentation per HTTP. Beschrieben ist auch der Betrieb per HTTPS, bei dem eine Authentifizierung erforderlich ist. Welche Variante in Ihrem Netz passt und wer auf die Schnittstelle zugreifen darf, klären Sie bei der Einrichtung mit Ihrer IT-Betreuung. Hinweise zu technischen und organisatorischen Maßnahmen gibt der Artikel zu TOMs in der Kanzlei.

Datenstrukturen und Dateiübertragung

Die genauen Felder jeder Methode beschreibt der Hersteller in XSD-Dateien, die laut Dokumentation mit ADVOKAT ausgeliefert werden. Auf ihnen baut jeder Workflow auf. Welche dieser Felder Ihre Kanzlei tatsächlich befüllt, etwa bei der Aktenanlage oder bei Terminen, wird gemeinsam festgelegt.

Für Dateianhänge verwendet der WSDL-Server neben SOAP auch MTOM, ein Verfahren, das Anhänge in SOAP-Nachrichten platzsparend überträgt. MTOM muss laut Dokumentation auf der aufrufenden Seite aktiviert sein. Bestehen dort Größenbeschränkungen für Anfragen und Antworten, müssen sie passend eingestellt werden. ERV-Schriftsätzen können laut Dokumentation aktuell Anhänge mit einer Gesamtgröße von höchstens 50 MB hinzugefügt werden.

Fehlercodes und Protokollierung

Fehler gibt der WSDL-Server laut Dokumentation als SOAP-Fault mit Fehlercode zurück. Die Fehlercode-Übersicht des Herstellers ordnet die Codes den einzelnen Methoden zu, etwa für eine fehlende NKurz, einen nicht vorhandenen Akt, einen nicht unterstützten Schriftsatztyp oder ein fehlendes Lizenzmodul. Die methodenspezifischen Codes behandeln die Einzelartikel.

Für alle Methoden gilt derselbe Grundsatz: Ein Workflow wertet den Fehlercode aus, übersetzt ihn in eine verständliche Meldung und legt den betroffenen Vorgang der zuständigen Person vor. Ein Aufruf, der scheitert, darf nie still verschwinden und nie so aussehen, als sei nichts zu tun gewesen. Der Entwurf bleibt offen, bis jemand ihn korrigiert oder bewusst verwirft.

Für die Nachvollziehbarkeit beschreibt die Dokumentation ein Protokoll des WSDL-Servers, die Datei „WSDLServer.log“ im ADVOKAT-Backend. Über den Parameter LOGLEVEL lässt sich einstellen, ob nichts, nur Fehler oder Fehler und Meldungen protokolliert werden. Für den Betrieb empfiehlt es sich, mindestens Fehler zu protokollieren. Zusätzlich hält der Workflow selbst fest, wer welche Übernahme wann freigegeben hat und welche Rückgabe ADVOKAT geliefert hat. So lässt sich jeder Datensatz bis zur Freigabe zurückverfolgen.

Checkliste für die Vorab-Prüfung

Diese Punkte klären Sie am besten gemeinsam mit Ihrer IT-Betreuung, bevor ein Workflow geplant wird:

1. Programmversion: unter „?“ > „Info“ ablesen; erforderlich ist laut Dokumentation 6.23c oder höher. Bei Terminen zusätzlich festhalten, ob 6.25b oder neuer im Einsatz ist.
2. Lizenzierte Module: „Elektronischer Rechtsverkehr“ und „Datenimport“; je nach Vorhaben zusätzlich Terminmanager, Dokumentverwaltung oder Security.
3. AdvoAll-Anwendung: Ist „ADVOKAT_WSDL_Datenaustausch“ eingetragen und „Aktiv“? Hat das AdvoAll-Konto die nötigen lokalen Rechte?
4. Konfiguration: Wie ist SERVERURL gesetzt, welcher Benutzer ist hinterlegt, und ist er bei Security-Einsatz Mitglied der Administratoren?
5. Absicherung: HTTP oder HTTPS mit Authentifizierung? Wer darf auf die Schnittstelle zugreifen?
6. Datenstrukturen: Liegen die XSD-Dateien vor, und welche Felder werden befüllt?
7. Dateiübertragung: Ist MTOM auf der aufrufenden Seite aktiviert, sind Größenbeschränkungen passend eingestellt?
8. Protokoll: Welcher LOGLEVEL ist gesetzt, und wer sieht Fehlermeldungen?

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich seriös sagen, ob und wie ein Workflow angebunden werden kann. Eine Zusage, dass die Anbindung in jeder Installation funktioniert, ist vorab nicht möglich.

Wie läuft ein Anbindungsprojekt sinnvoll ab?

1. Prozess auswählen: Ein einzelner, wiederkehrender Ablauf mit klarem Anfang und Ende, etwa die Strecke von der Mandatsanfrage zur vorbereiteten Aktenanlage.
2. Ist-Ablauf dokumentieren: Wer macht heute was, in welchem System, mit welchen Handgriffen? Hier zeigt sich, wo Daten doppelt erfasst werden.
3. Anbindungsweg prüfen: Was gibt die vorhandene Installation her, also Schnittstelle, Export oder Ablagestruktur? Das Ergebnis der Vorab-Prüfung bestimmt die Architektur.
4. Workflow bauen und im Parallelbetrieb testen: Der neue Ablauf läuft zunächst neben dem gewohnten, mit Testdaten oder unter Beobachtung. Jede Übergabe an die Kanzleisoftware wird von einem Menschen kontrolliert.
5. Übernehmen und erweitern: Erst wenn der erste Prozess verlässlich läuft, kommt der nächste. Kanzleiautomatisierung ist ein Ausbau in Etappen.

Die Grundlagen dieses Vorgehens, vom Auswählen des Prozesses bis zur Freigabelogik, beschreibt ausführlich unser Leitfaden zur Workflow-Automatisierung in der Kanzlei. Wie Kanzleisoftware allgemein mit anderen Werkzeugen zusammenspielt, zeigt der Artikel Kanzleisoftware verbinden.

Worauf müssen Kanzleien besonders achten?

Datenhoheit zuerst. Alles, was zwischen Kanzleisoftware und Automatisierung fließt, sind Mandatsdaten und unterliegt der Verschwiegenheitspflicht. Die Automatisierungsplattform gehört deshalb auf Server unter Kontrolle der Kanzlei, On-Premise im eigenen Haus betrieben. Öffentliche Chatbots und US-Consumer-Tools sind für diese Daten keine Option. Wird ein Sprachmodell zum Auslesen eingesetzt, sollte es lokal laufen oder nur einen minimierten Ausschnitt erhalten.

Kein automatischer Versand. Auch bei angebundener Kanzleisoftware gilt: Entwürfe entstehen automatisch, versendet oder eingebracht wird nach menschlicher Freigabe. Nichts verlässt die Kanzlei ohne Prüfung.

Verantwortlichkeiten festlegen. Wenn ein Workflow Daten zur Übernahme vorlegt, muss klar sein, wer die Übernahme prüft und bestätigt. Automatisierung funktioniert nur mit klaren Zuständigkeiten.

Änderungen einplanen. Kanzleisoftware wird aktualisiert, Exportformate und Kürzel können sich ändern, wie das Beispiel der Terminarten ab Version 6.25b zeigt. Eine gute Automatisierung ist so gebaut, dass solche Änderungen auffallen, weil der Workflow sich meldet, statt still falsch zu arbeiten.

Das Team mitnehmen. Die Anbindung verändert Handgriffe, die seit Jahren eingeübt sind. Kurze Schulungen und eine Phase, in der alter und neuer Weg parallel möglich sind, nehmen die Skepsis.

Was ist realistisch zu erwarten?

Realistisch ist: weniger Doppelerfassung, kürzere Durchlaufzeiten bei Standardstrecken wie Mandatsannahme oder Posteingang und eine Ablage, die einheitlich bleibt. Nicht realistisch ist ein Zustand, in dem „alles automatisch“ läuft. Juristische Bewertung, Freigaben und die Pflege der führenden Daten bleiben Menschenarbeit, und das ist auch richtig so. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.

Wie finden Sie heraus, was bei Ihnen möglich ist?

Der erste Schritt ist eine kurze Bestandsaufnahme entlang der Checkliste oben: Welche Version ist im Einsatz, welche Module sind lizenziert, welche Prozesse kosten heute die meiste Handarbeit, und wo werden Daten doppelt erfasst? Daraus ergibt sich meist ein klarer erster Kandidat. Welche Bausteine wir rund um ADVOKAT anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung; einen allgemeinen Einstieg bietet die Seite Wo starten?. Gerne klären wir das gemeinsam: Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

Stand der Herstellerdokumentation: Oktober 2026.

• ADVOKAT Herstellerdokumentation, Kapitel „11. ADVOKAT WSDL-Server“: advokat.atlassian.net
• ADVOKAT Produktseite „Inkasso-Paket“: advokat.at