Ratgeber
Checkliste: 8 Fragen an jeden KI-Anbieter für Kanzleien
Wer einen KI-Anbieter für die Kanzlei prüfen will, braucht keine Technikausbildung — sondern die richtigen acht Fragen. Sie decken die Punkte ab, an denen sich seriöse Anbieter von riskanten unterscheiden: Verarbeitungsort, Trainingsnutzung, Verträge, Sicherheit, Kontrolle und Ausstieg. Dieser Artikel liefert die Fragen samt Begründung, warum sie zählen, und beschreibt, wie eine gute Antwort aussieht. Damit wird aus dem diffusen Bauchgefühl („Kann man dem trauen?“) eine dokumentierbare Prüfung.
In Kürze
- Acht konkrete Fragen genügen, um einen KI-Anbieter für den Kanzleieinsatz strukturiert zu prüfen.
- Die kritischsten Punkte sind Verarbeitungsort (idealerweise On-Premise), Trainingsausschluss und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Gute Anbieter beantworten alle acht Fragen schriftlich und mit Vertragsbelegen — ausweichende Antworten sind selbst die Antwort.
- Wegen Verschwiegenheitspflicht (§ 9 RAO) gilt für Kanzleien ein strengerer Maßstab als für gewöhnliche Unternehmen.
- Dokumentieren Sie Fragen und Antworten: Die Prüfung ist zugleich Ihr Nachweis gegenüber Mandanten und Behörden.
- On-Premise betriebene Systeme beantworten mehrere der acht Fragen bereits durch ihre Architektur.
Warum lohnt sich eine formalisierte Anbieterprüfung?
Kanzleien prüfen Verträge beruflich — bei der eigenen Software-Auswahl bleibt es trotzdem oft beim Gesamteindruck aus Website und Verkaufsgespräch. Das ist riskant, denn beim KI-Einsatz haften die Versäumnisse nach: Ein fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag, ein übersehener US-Datenfluss oder eine stille Trainingsklausel fallen meist erst auf, wenn ein Mandant fragt oder ein Vorfall eintritt.
Eine strukturierte Prüfung mit dokumentierten Antworten löst zwei Probleme auf einmal: Sie führt zu einer besseren Entscheidung, und sie erzeugt den Nachweis, dass die Kanzlei ihre Sorgfaltspflichten ernst genommen hat. Zur Einordnung: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung — welche Anforderungen im Einzelfall gelten, bewertet die Kanzlei selbst. Die folgenden acht Fragen sind die Praxis-Essenz; die datenschutzrechtlichen Hintergründe dazu vertieft unser Leitfaden zu KI und DSGVO in der Kanzlei. Die Anbieterfragen sind dabei ein Teil der Werkzeugwahl; die übrigen Kriterien von der Nachvollziehbarkeit bis zur Teamtauglichkeit behandelt KI-Tools für Kanzleien: 7 Kriterien für die Auswahl.
Die 8 Fragen an jeden KI-Anbieter
1. Wo werden unsere Daten verarbeitet und gespeichert?
Warum die Frage zählt: Der Verarbeitungsort entscheidet, ob eine Drittlandübermittlung im Sinne der DSGVO vorliegt — mit allen Folgefragen zu Rechtsgrundlagen und Behördenzugriff. Für Mandantendaten ist das wegen der Verschwiegenheitspflicht doppelt relevant.
Eine gute Antwort nennt konkrete Standorte („Rechenzentrum in der EU, Standort X“) und gilt für alle Verarbeitungsschritte — auch für Subdienstleister und Support-Zugriffe. Vage Aussagen wie „weltweit verteilte Infrastruktur“ oder ein EU-Rechenzentrum, hinter dem ein US-Konzern mit eigenen Herausgabepflichten steht, sind Anlass für Nachfragen.
2. Werden unsere Eingaben für das Training von KI-Modellen verwendet?
Warum die Frage zählt: Fließen Eingaben ins Modelltraining, verlassen vertrauliche Inhalte dauerhaft den Kontrollbereich der Kanzlei — ein direkter Konflikt mit § 9 RAO. Consumer-Produkte tun genau das teils standardmäßig.
Eine gute Antwort lautet: „Nein, vertraglich ausgeschlossen“ — belegt durch die konkrete Klausel im Vertrag, nicht durch eine Marketingaussage. Die beste Antwort ist architektonisch: Beim lokal im eigenen Haus betriebenen Modell erreichen Eingaben den Hersteller gar nicht erst.
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
Warum die Frage zählt: Sobald der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) die datenschutzrechtliche Pflichtgrundlage. Er regelt Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Subdienstleister und Löschung.
Eine gute Antwort stellt den AVV unaufgefordert bereit und beantwortet Detailfragen dazu. Ein Anbieter, der keinen AVV anbietet oder ihn für unnötig erklärt, disqualifiziert sich für die Verarbeitung von Mandantendaten.
4. Welche Subdienstleister sind beteiligt?
Warum die Frage zählt: Hinter vielen KI-Diensten stehen Ketten — der Anbieter nutzt Cloud-Infrastruktur, Modell-Schnittstellen oder Support-Dienstleister Dritter. Jede Stufe ist ein möglicher Datenabfluss, und die Kanzlei muss wissen, wem sie faktisch vertraut.
Eine gute Antwort ist eine aktuelle, vollständige Subdienstleister-Liste mit Standorten, idealerweise mit der Zusage, über Änderungen zu informieren. „Das ist intern geregelt“ ist keine Antwort.
5. Wie sind Zugriffskontrolle und Verschlüsselung geregelt?
Warum die Frage zählt: Datenschutz beginnt bei banaler Sicherheit: Wer beim Anbieter kann Kanzleidaten einsehen, und sind sie bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt? Technische und organisatorische Maßnahmen sind zudem eine ausdrückliche DSGVO-Anforderung.
Eine gute Antwort beschreibt Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung und den Umgang mit Support-Zugriffen. Zertifizierungen wie ISO 27001 stützen die Antwort, ersetzen sie aber nicht.
6. Wie lange werden Eingaben und Ergebnisse gespeichert — und wie werden sie gelöscht?
Warum die Frage zählt: Auch ohne Trainingsnutzung können Eingaben gespeichert bleiben — für Verlaufsfunktionen, Missbrauchskontrolle oder schlicht mangels Löschkonzept. Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung; die Verschwiegenheit verlangt, dass die Kanzlei den Lebenszyklus ihrer Daten kennt.
Eine gute Antwort nennt konkrete Speicherfristen, konfigurierbare Aufbewahrung und einen definierten Löschprozess samt Bestätigung — auch für Backups.
7. Wie kommen wir an unsere Daten, wenn wir kündigen?
Warum die Frage zählt: Anbieterbindung ist ein unterschätztes Risiko. Wenn Wissensdatenbank-Inhalte, Dokumente oder Konfigurationen nicht exportierbar sind, wird jeder spätere Wechsel zum Notfallprojekt — und die Kanzlei bleibt auch bei Preiserhöhungen oder Qualitätsverfall gefangen.
Eine gute Antwort beschreibt einen vollständigen Export in offenen, weiterverwendbaren Formaten und die anschließende nachweisliche Löschung beim Anbieter.
8. Behält die Kanzlei die Kontrolle über Ergebnisse und Abläufe?
Warum die Frage zählt: KI kann irren — überzeugend formulierte Fehler inklusive. Ein seriöses System ist so gebaut, dass Ergebnisse als Entwürfe zur menschlichen Freigabe vorliegen und nichts automatisch die Kanzlei verlässt. Bei Fristen gilt: Systeme unterstützen die Fristenkontrolle mit Erinnerungen und Transparenz, die Verantwortung für die Fristenwahrung bleibt bei der Kanzlei.
Eine gute Antwort zeigt Freigabeschritte, Quellenangaben bei KI-Antworten und Protokollierung. Misstrauen verdient jedes System, das „vollautomatisch“ als Hauptversprechen führt.
Wie setzen Sie die Checkliste praktisch ein?
Schicken Sie die acht Fragen schriftlich an den Anbieter und bestehen Sie auf schriftlichen Antworten mit Vertragsbelegen — das Antwortverhalten selbst ist ein Prüfergebnis. Bewerten Sie die Antworten in drei Stufen (belegt, plausibel aber unbelegt, ausweichend) und dokumentieren Sie das Ergebnis mit Datum. Fällt ein Anbieter bei Frage 2 oder 3 durch, erübrigt sich der Rest. Ist die Entscheidung gefallen, hilft die Checkliste zur KI-Einführung beim Start mit dem ersten Ablauf.
Auffällig ist: Ein On-Premise betriebenes System auf Servern in der Kanzlei beantwortet die Fragen 1, 2 und teilweise 4 bereits durch seine Architektur — Daten bleiben in der Umgebung der Kanzlei; läuft auch das Sprachmodell lokal, ist ein Training durch Dritte technisch ausgeschlossen, bei angebundenen externen Modellen vertraglich. Die übrigen Fragen bleiben sinnvoll, richten sich dann aber an den eigenen Dienstleister. Wie ein solches Setup aussieht, beschreibt unsere Seite zu DSGVO und Datensicherheit. Am Beispiel einer internen Kanzlei-Wissensdatenbank lässt sich das nachvollziehen: Dokumente und Suchindex liegen auf dem Server in der Kanzlei.
Wenn Sie einen konkreten Anbieter — oder unser eigenes Setup — anhand dieser acht Fragen durchgehen möchten, nehmen Sie sich dreißig Minuten mit uns Zeit: Kontakt für ein unverbindliches Erstgespräch. Wir beantworten alle acht Fragen schriftlich.
Quellen
- Rechtsanwaltsordnung (RAO), § 9: RIS Bundesrecht konsolidiert
- Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, Art. 28, Art. 44: EUR-Lex
- Österreichische Datenschutzbehörde: Ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter:in: dsb.gv.at
Häufige Fragen
Worauf muss eine Kanzlei bei der Auswahl eines KI-Anbieters besonders achten?
Auf drei Kernpunkte: Wo werden die Daten verarbeitet (idealerweise On-Premise auf Servern in der Kanzlei), werden Eingaben für das KI-Training verwendet (muss ausgeschlossen sein) und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dazu kommen Fragen zu Zugriffskontrolle, Löschung, Exportmöglichkeit und menschlicher Freigabe der Ergebnisse.
Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag und warum brauche ich ihn?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei verarbeiten darf: nur auf Weisung, mit Vertraulichkeitspflichten, Sicherheitsmaßnahmen und Löschpflichten. Ohne AVV ist der Einsatz eines Dienstleisters für personenbezogene Daten datenschutzrechtlich nicht sauber aufgestellt.
Welche Antwort eines KI-Anbieters ist ein Warnsignal?
Ausweichende oder rein werbliche Antworten: „Ihre Daten sind bei uns sicher“ ohne Vertragsbeleg, kein klarer Verarbeitungsort, kein schriftlicher Trainingsausschluss oder die Aussage, ein AVV sei nicht nötig. Ebenso kritisch: kein beschriebener Weg, wie die Kanzlei ihre Daten vollständig exportieren und löschen lassen kann.
Reicht eine ISO-Zertifizierung als Nachweis für Datensicherheit?
Eine Zertifizierung wie ISO 27001 ist ein gutes Indiz für gelebtes Sicherheitsmanagement, ersetzt aber nicht die konkreten Antworten. Sie sagt nichts darüber, ob Eingaben für KI-Training verwendet werden, wo verarbeitet wird oder wie der AVV aussieht. Zertifikate ergänzen die Prüfung — sie beenden sie nicht.
Sollte eine Kanzlei KI lieber selbst hosten statt einen Anbieter zu prüfen?
On-Premise beantwortet viele Prüffragen strukturell: Daten bleiben auf Servern in der Kanzlei und damit unter deren Kontrolle; läuft auch das Sprachmodell lokal, ist ein Training durch Dritte technisch ausgeschlossen, bei angebundenen externen Modellen vertraglich. Ganz ohne Prüfung geht es aber auch dort nicht — Hosting-Partner, Wartungszugriffe und Sicherheitsmaßnahmen wollen geregelt sein. Die Checkliste bleibt nützlich, nur fallen viele Antworten leichter.