Ratgeber
Aktenanlage in ADVOKAT über AddAkt und ExistsAkt
Ein Akt lässt sich in ADVOKAT über die Methode AddAkt des ADVOKAT WSDL-Servers anlegen; mit ExistsAkt lässt sich vorher prüfen, ob es den Akt schon gibt. Dieser Artikel behandelt die technische Seite: was beide Methoden laut Herstellerdokumentation tun, welche Regeln für Beteiligte gelten, welche Fehlerbilder auftreten und wie ein Workflow sie abfängt. Den organisatorischen Gesamtprozess von der ersten Anfrage über die Kollisionsprüfung bis zur Annahmeentscheidung beschreibt der Artikel Mandatsannahme digitalisieren.
In Kürze
- AddAkt legt laut Herstellerdokumentation bei jedem Aufruf einen neuen Akt an und gibt die AKurz (Aktenkurzbezeichnung) des neuen Akts zurück.
- Ist die gewünschte AKurz schon vergeben, erzeugt ADVOKAT eine ähnliche, eindeutige AKurz. Es entsteht also trotzdem ein neuer Akt.
- ExistsAkt gibt zurück, ob ein Akt mit einer AKurz existiert, und gehört vor jede Anlage.
- Alle Aktbeteiligten müssen in ADVOKAT vorhanden sein und eine NKurz haben, sonst bricht die Anlage ab.
- Jede Aktenanlage wird vorbereitet und von der Kanzlei bestätigt.
AddAkt und ExistsAkt im Detail
Beide Methoden gehören zum ADVOKAT WSDL-Server, einer SOAP-Schnittstelle des Herstellers, die als Anwendung in AdvoAll läuft.
Laut Herstellerdokumentation zu AddAkt wird bei jedem Aufruf ein neuer Akt angelegt und die AKurz des neuen Akts zurückgegeben. Die übergebene AKurz wird nach Möglichkeit verwendet. Gibt es einen solchen Akt schon, generiert ADVOKAT eine ähnliche, aber eindeutige Kurzbezeichnung.
Die Dokumentation zu ExistsAkt ist knapp: Die Methode retourniert, ob ein Akt existiert. Laut Fehlercode-Übersicht des Herstellers wird dafür die AKurz übergeben.
Regeln für Beteiligte und Gericht
Die Dokumentation zu AddAkt enthält mehrere Regeln, die den Ablauf bestimmen:
| Regel laut Dokumentation | Folge für den Workflow |
|---|---|
| Bei allen übergebenen Personen muss die NKurz definiert sein. | Ohne NKurz bricht die Anlage mit einem Fehler ab. |
| Eine übergebene Person, die in ADVOKAT fehlt, wird neu angelegt, sonst aktualisiert. | Personendaten im Aufruf können Stammdaten verändern und werden deshalb vorher geprüft. |
| Für alle Aktbeteiligten wird geprüft, ob die Person bereits vorhanden ist. | Fehlt ein Beteiligter, bricht die Anlage ab. |
| Option „AutoGericht“ vergibt ein Gericht laut PLZ des ersten Gegners. | Das Ergebnis wird von der Kanzlei kontrolliert. |
Daraus folgt eine klare Reihenfolge: Erst werden Mandant, Gegner und weitere Beteiligte über SavePerson angelegt oder abgeglichen, dann wird der Akt mit deren Kurzbezeichnungen angelegt. Wie die Personenanlage funktioniert, beschreibt der Artikel Mandanten und Beteiligte in ADVOKAT anlegen.
Warum ExistsAkt vor jede Anlage gehört
AddAkt bricht laut Dokumentation nicht ab, wenn eine AKurz schon existiert, es erzeugt eine ähnliche neue. Ein Workflow ohne Vorprüfung könnte so zum selben Vorgang einen zweiten Akt anlegen, etwa wenn dieselbe Anfrage zweimal eintrifft oder ein Aufruf nach einer Zeitüberschreitung wiederholt wird.
Die Vorprüfung mit ExistsAkt macht diesen Fall sichtbar. Der Workflow meldet dann „Akt mit dieser Kurzbezeichnung existiert bereits“, und die Kanzlei entscheidet, ob ein neuer Akt nötig ist oder ob die Anfrage zu einem bestehenden gehört. Zusätzlich vergleicht der Workflow nach der Anlage die zurückgegebene mit der gewünschten AKurz und zeigt Abweichungen an.
Typische Fehlerbilder bei der Aktenanlage
| Fehlerbild | Mögliche Ursache | Sinnvolle Reaktion |
|---|---|---|
| Anlage bricht ab, Fehlercode zu fehlender NKurz | Eine Person zum Akt wurde ohne NKurz übergeben | Personen zuerst über SavePerson speichern und deren Rückgabe-NKurz verwenden |
| Anlage bricht ab, Aktbeteiligter nicht vorhanden | Gegner oder weiterer Beteiligter ist noch nicht im Personenstamm | Meldung „Gegner zuerst anlegen“ anzeigen, Person anlegen, Aufruf danach wiederholen |
| Zwei Akten zur selben Sache | AddAkt legt auch bei vergebener AKurz einen neuen Akt an | ExistsAkt vorab aufrufen; jeden ausgeführten Aufruf protokollieren, damit Wiederholungen auffallen |
| Akt trägt eine andere AKurz als geplant | Wunsch-AKurz war vergeben, ADVOKAT hat eine ähnliche erzeugt | Rückgabe speichern, Abweichung anzeigen, Folgeschritte nur mit der Rückgabe ausführen |
| ExistsAkt liefert Fehlercode zu fehlender AKurz | Der Aktentwurf enthält noch keine AKurz | Entwurf vervollständigen, bevor geprüft wird |
| Vergebenes Gericht passt nicht | „AutoGericht“ orientiert sich an der PLZ des ersten Gegners | Gericht im Entwurf anzeigen; die Kanzlei prüft und korrigiert |
| Stammdaten eines Beteiligten haben sich geändert | Mitgegebene Personendaten aktualisieren eine bestehende Person | Im Aktaufruf nur Kurzbezeichnungen übergeben, Personenänderungen getrennt freigeben |
Ablaufbeispiel: Aktenanlage nach bestätigter Anfrage
Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.
Die Anwältin hat ein Mandat in einer Mietrechtssache angenommen; die Kollisionsprüfung ist erledigt. Mandant und Vermieterin stehen als Entwurf bereit.
- Personen sicherstellen: Der Mandant ist neu und wird nach Bestätigung über SavePerson angelegt. Die Vermieterin ist schon aus einem früheren Akt bekannt, ihre NKurz wird übernommen.
- Aktentwurf bilden: Der Workflow stellt Wunsch-AKurz, Beteiligte mit ihren Kurzbezeichnungen und die Sachbearbeitung zusammen.
- Prüfen: ExistsAkt meldet, dass die Wunsch-AKurz bereits existiert. Ein Blick zeigt: Es ist ein abgeschlossener Akt desselben Mandanten zu einer anderen Wohnung. Die Assistenz bestätigt, dass ein neuer Akt nötig ist, und passt die Wunsch-AKurz an.
- Anlegen: Der Workflow ruft AddAkt auf. Die Option „AutoGericht“ ist aktiv; das vorgeschlagene Gericht wird in der Bestätigung angezeigt und von der Anwältin geprüft.
- Festhalten: Die zurückgegebene AKurz wird gespeichert und steht für die ersten Dokumente und Termine bereit.
Was AddAkt und ExistsAkt voraussetzen
Für die Aktenanlage nennt die Herstellerdokumentation kein Modul über die Grundvoraussetzungen des WSDL-Servers hinaus. Welche Felder Ihre Kanzlei bei der Aktenanlage befüllt, wird anhand der XSD-Dateien gemeinsam festgelegt. Version, Lizenzen, AdvoAll-Einrichtung, Protokollierung und Vorab-Prüfung beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen. Ob die Schnittstelle in Ihrer Installation nutzbar ist, wird im Einzelfall geprüft.
Verantwortung und Datenschutz
Die Daten eines neuen Akts sind vertraulich. Der vorbereitende Workflow gehört On-Premise auf Server in der Kanzlei; wird ein Sprachmodell zum Auslesen eingesetzt, sollte es lokal laufen oder nur einen minimierten Ausschnitt erhalten.
Die Automatisierung entscheidet nicht über die Annahme eines Mandats und beurteilt keine Zuständigkeit. Auch ein über „AutoGericht“ vergebenes Gericht ist ein Vorschlag, den die Kanzlei prüft. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Nach der Aktenanlage
Sobald der Akt steht, können erste Unterlagen folgen: Wie das funktioniert, zeigt der Artikel Dokumente automatisch im ADVOKAT-Akt ablegen. Welche Bausteine wir rund um ADVOKAT anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen
Kann man in ADVOKAT Akten automatisch anlegen?
Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür die Methode AddAkt. Sie legt laut Herstellerdokumentation immer einen neuen Akt an und gibt dessen Kurzbezeichnung (AKurz) zurück. Ob die Schnittstelle in einer Installation lizenziert und eingerichtet ist, wird im Einzelfall geprüft.
Was passiert, wenn die gewünschte Aktenkurzbezeichnung schon vergeben ist?
Laut Dokumentation verwendet AddAkt die übergebene AKurz nach Möglichkeit. Existiert bereits ein Akt mit dieser Bezeichnung, generiert ADVOKAT eine ähnliche, aber eindeutige AKurz. Der Aufruf bricht also nicht ab, er legt einen weiteren Akt an.
Wozu dient die Methode ExistsAkt?
ExistsAkt gibt laut Herstellerdokumentation zurück, ob ein Akt existiert. Ein Workflow kann damit vor einer Aktenanlage prüfen, ob es den Akt bereits gibt, und so verhindern, dass versehentlich ein zweiter Akt zur selben Sache entsteht.
Müssen die Beteiligten vor der Aktenanlage in ADVOKAT vorhanden sein?
Ja. Laut Dokumentation muss bei allen übergebenen Personen die NKurz definiert sein, und für alle Aktbeteiligten wird geprüft, ob die Person in ADVOKAT bereits vorhanden ist. Fehlt eine, bricht die Aktenanlage mit einem Fehler ab. Deshalb werden Personen sinnvollerweise vorher angelegt.
Kann ADVOKAT beim automatischen Anlegen das Gericht vergeben?
Laut Dokumentation gibt es die Option „AutoGericht“, mit der ein Gericht anhand der Postleitzahl des ersten Gegners automatisch vergeben wird. Ob dieses Gericht im konkreten Fall zuständig ist, beurteilt die Kanzlei.