Kann man Benutzer in ADVOKAT automatisch anlegen?

Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür unter anderem die Methoden AddUser, UpdateUser, GetUser, GetUsers und DeleteUser. Sie betreffen laut Herstellerdokumentation die Benutzerverwaltung unter „Tabellen warten“. Ob die Schnittstelle in einer Installation lizenziert und eingerichtet ist, wird im Einzelfall geprüft.

Lassen sich Benutzer über die Schnittstelle Gruppen zuordnen?

Ja. Laut Dokumentation gibt es Methoden, um Gruppen anzulegen, Gruppennamen und Gruppenmitglieder abzufragen sowie Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen oder aus ihr zu entfernen, jeweils über das Benutzerkürzel oder die Mitarbeiternummer.

Was sind Aktengruppen in der ADVOKAT-Security?

Eine Aktengruppe fasst Akten zusammen, für die gemeinsame Security-Rechte gelten. Laut Dokumentation lassen sich über die Schnittstelle Aktengruppen anlegen, Akten einer manuellen Aktengruppe hinzufügen und Benutzern oder Gruppen Rechte an einer Aktengruppe zuweisen. Dafür ist das Modul „Security“ erforderlich.

Werden beim Ändern von Rechten alle bestehenden Rechte überschrieben?

Laut Dokumentation nicht: Bei den Methoden zum Hinzufügen oder Aktualisieren von Rechten bleiben Rechte, die nicht mitgegeben werden, unverändert. Die aktuellen Rechte eines Bereichs lassen sich vorher abfragen.

Sind alle Benutzerfunktionen der Schnittstelle in jeder Installation verfügbar?

Nein. Einige Erweiterungen, etwa Standort, Eintrittsdatum und E-Mail beim Anlegen von Benutzern oder die Zuordnung zu Team und Praxisgruppe, sind laut Dokumentation nur bei erweiterter Benutzerverwaltung (Individual- bzw. Sonderprogrammierung) verfügbar.

ADVOKAT: Benutzer und Berechtigungen automatisiert pflegen

Benutzer, Gruppen und Security-Rechte lassen sich in ADVOKAT über Methoden des ADVOKAT WSDL-Servers pflegen, vom Anlegen eines neuen Benutzers über die Gruppenzuordnung bis zu Rechten an Aktengruppen. Damit können Eintritt, Wechsel und Austritt von Mitarbeitenden als vorbereiteter Ablauf organisiert werden: Ein Workflow stellt die Änderungen zusammen, eine verantwortliche Person gibt sie frei. Dieser Artikel zeigt, was die Herstellerdokumentation beschreibt, welche Fehlerbilder auftreten und wo besondere Vorsicht angebracht ist.

In Kürze

Der ADVOKAT WSDL-Server enthält laut Herstellerdokumentation Methoden für Benutzer, Gruppen und Security-Rechte.
Benutzer lassen sich anlegen, aktualisieren, abfragen und löschen, wahlweise über Benutzerkürzel oder Mitarbeiternummer.
Security-Methoden setzen Rechte in generellen Bereichen und an Aktengruppen; nicht mitgegebene Rechte bleiben unverändert.
Für die Security-Verwaltung ist das Modul „Security (SE)“ nötig; einige Erweiterungen gibt es nur mit individueller Zusatzprogrammierung.
Jede Rechteänderung wird vorbereitet und nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben.

Methoden für Benutzer und Gruppen

Laut Herstellerdokumentation zu den Benutzer-Methoden betreffen diese die Konfiguration unter „Programme“ > „Tabellen warten“ > „Benutzer/Gruppen“.

Bereich	Methoden laut Dokumentation	Zweck
Benutzer	AddUser, UpdateUser	Benutzer anlegen bzw. aktualisieren
Benutzer	GetUser, GetUsers	einen bzw. alle Benutzer abfragen
Benutzer	DeleteUser	Benutzer löschen
Gruppen	AddGroup, GetGroupNames, GetGroupMembers	Gruppen anlegen und abfragen
Gruppen	AddUserToGroup, RemoveUserFromGroup	Benutzer einer Gruppe zuordnen oder entfernen

Für viele Methoden gibt es eine Variante „ByEmployeeNumber“, die statt des Benutzerkürzels die Mitarbeiternummer verwendet. Ein Benutzer wird laut Dokumentation unter anderem mit Benutzerkürzel, Benutzername, Windows-Benutzername, Terminalnummer, Typ, Statistikgruppe und dem Merkmal aktiv/inaktiv beschrieben. Erweiterte Angaben wie Standort, Eintrittsdatum, Austrittsdatum und E-Mail sowie die Zuordnung zu Team und Praxisgruppe sind nur bei erweiterter Benutzerverwaltung (Individual- bzw. Sonderprogrammierung) verfügbar.

Security: generelle Bereiche und Aktengruppen

Die Dokumentation zu den Security-Methoden bezieht sich auf „Programme“ > „Tabellen warten“ > „Security“. Unterschieden werden zwei Ebenen:

Generelle Security-Bereiche: Rechte, die nicht an bestimmte Akten gebunden sind. Benutzer und Gruppen lassen sich einem Bereich mit bestimmten Rechten hinzufügen, daraus entfernen und abfragen.
Aktengruppen: Zusammenfassungen von Akten mit gemeinsamen Rechten, beschrieben unter anderem über Merkmale wie Rechtsanwalt, Sachbearbeiter, Status oder Aktbeteiligte. Akten lassen sich einer manuellen Aktengruppe hinzufügen oder aus ihr entfernen.

Zwei Details sind für eine Automatisierung wichtig. Beim Hinzufügen oder Aktualisieren bleiben Rechte, die nicht mitgegeben werden, unverändert. Und die Methode SecGetEmptyRights liefert die verfügbaren Rechte eines Bereichs oder einer Aktengruppe; diese werden geholt, angepasst und mit der jeweiligen Add-Methode übergeben. Die Dokumentation beschreibt außerdem eine aktenspezifische Security-Aktengruppe für einen einzelnen Akt und vermerkt dazu ausdrücklich „nicht empfohlen“.

Typische Fehlerbilder bei Benutzern und Rechten

Fehlerbild	Mögliche Ursache	Sinnvolle Reaktion
Fehlercode: Benutzer oder Gruppe existiert bereits	AddUser oder AddGroup für einen vorhandenen Eintrag	Vorher mit GetUser bzw. GetGroupNames prüfen; bei Bedarf UpdateUser verwenden
Fehlercode: Benutzer oder Gruppe existiert nicht	Tippfehler im Kürzel oder falsche Mitarbeiternummer	Kürzel aus GetUsers auswählen statt frei eingeben
Fehlercode: Security-Bereich oder Aktengruppe fehlt	Bezeichnung weicht von der Konfiguration in ADVOKAT ab	Bereiche und Aktengruppen vorab abfragen und nur diese anbieten
Fehlercode: keine manuelle Aktengruppe	Akt soll einer Aktengruppe hinzugefügt werden, die keine manuelle Aktengruppe ist	Nur manuelle Aktengruppen für das Hinzufügen von Akten verwenden
Fehlercode: Recht zugleich „Zulassen“ und „Verweigern“	Widersprüchliche Rechte im Aufruf	Rechte vor der Freigabe auf Widersprüche prüfen
Alte Rechte bestehen nach einer Änderung weiter	Nicht mitgegebene Rechte bleiben laut Dokumentation unverändert	Rechte mit SecGetEmptyRights holen, gezielt setzen und den Ist-Stand danach erneut abfragen
Standort oder Eintrittsdatum lässt sich nicht setzen	Erweiterte Benutzerverwaltung ist nicht vorhanden	Diese Angaben außerhalb von ADVOKAT führen oder die Erweiterung prüfen lassen
Security-Methoden scheitern generell	Modul SE nicht lizenziert oder Konfigurationsbenutzer nicht in der Gruppe „Administratoren“	Lizenz und Server-Konfiguration mit der IT-Betreuung klären

Jede dieser Meldungen gehört an die freigebende Person zurück. Bei Berechtigungen ist eine halb ausgeführte Änderung besonders unangenehm, weil sie den Zugriff einer Person in einem Zwischenzustand lässt.

Ablaufbeispiel: Eintritt einer Konzipientin

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.

Eine Konzipientin beginnt am Monatsersten im Team Arbeitsrecht. Die Personalverwaltung trägt den Eintritt in ein internes Formular ein.

Vorbereiten: Der Workflow stellt zusammen: neuer Benutzer mit Kürzel und Windows-Benutzername, Gruppe „Konzipienten“, Aufnahme in einen generellen Security-Bereich, Rechte an der Aktengruppe des Teams.
Ist-Stand lesen: Über GetUsers zeigt sich, dass das gewünschte Kürzel schon einem ehemaligen, inaktiven Mitarbeiter gehört. Der Workflow schlägt ein anderes Kürzel vor.
Gegenüberstellen: Für die Aktengruppe holt er die verfügbaren Rechte mit SecGetEmptyRights und zeigt, welche gesetzt werden sollen.
Freigeben: Die IT-Verantwortliche prüft die Gegenüberstellung, nimmt ein Recht heraus, das in der Ausbildungsphase nicht nötig ist, und gibt frei.
Umsetzen und kontrollieren: Der Workflow ruft AddUser, AddUserToGroup und die Security-Methoden auf und liest den Stand danach erneut aus. Erst wenn er dem Freigegebenen entspricht, gilt der Eintritt als erledigt.

Beim Austritt ist zu überlegen, ob ein Benutzer gelöscht oder nur auf inaktiv gesetzt wird. Die Dokumentation beschreibt sowohl DeleteUser als auch das Merkmal aktiv/inaktiv; welche Variante zu den Aufbewahrungs- und Nachvollziehbarkeitsanforderungen passt, entscheidet die Kanzlei. Wie neue Mitarbeitende insgesamt eingearbeitet werden, beschreibt der Artikel zum Onboarding in der Kanzlei.

Was die Benutzer- und Security-Methoden zusätzlich brauchen

Zur Verwaltung von Security-Rechten ist laut Herstellerdokumentation zusätzlich das Modul „Security (SE)“ erforderlich; ist es im Einsatz, muss der in der Server-Konfiguration hinterlegte Benutzer Mitglied der Gruppe „Administratoren“ sein. Die Schnittstelle arbeitet hier also mit weitreichenden Rechten, ihre Absicherung gehört bei der Einrichtung geklärt. Die übrigen Voraussetzungen und das Protokoll beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen. Ob Module und erweiterte Benutzerverwaltung vorhanden sind, wird im Einzelfall geprüft.

Grenzen und Vertraulichkeit

Berechtigungen schützen die Vertraulichkeit von Akten, auch innerhalb der Kanzlei. Ein Fehler kann dazu führen, dass jemand Akten sieht, die er nicht sehen soll, oder dass jemand nicht mehr arbeiten kann. Deshalb gilt das Vier-Augen-Prinzip ohne Ausnahme. Technische und organisatorische Maßnahmen rund um Zugriffsrechte behandelt der Artikel zu TOMs in der Kanzlei.

Die Automatisierung entscheidet nicht, wer welche Akten sehen darf. Das legt die Kanzlei in ihrem Berechtigungskonzept fest, der Workflow setzt es nachvollziehbar um. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Wie starten Sie?

Ein guter Einstieg ist eine reine Leseabfrage: eine Übersicht, welche Benutzer welchen Gruppen und Security-Bereichen angehören. Darauf aufbauend lässt sich der Eintrittsprozess als erste Strecke mit Freigabe umsetzen. Alle Methoden des WSDL-Servers im Zusammenhang zeigt der Leitfaden ADVOKAT und Automatisierung. Welche Bausteine wir anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.