Ratgeber
Inkasso: Forderungen und Titel automatisch in ADVOKAT übernehmen
Forderungen und Exekutionstitel lassen sich in ADVOKAT über die Methoden AddForderung und AddTitel des ADVOKAT WSDL-Servers anlegen. Für Kanzleien mit Inkasso-Mandaten heißt das: Forderungsdaten, die ein Auftraggeber als Liste liefert, müssen nicht einzeln abgetippt werden. Ein Workflow bereitet sie auf, die Kanzlei prüft, dann wird übernommen. Dieser Artikel zeigt, was die Methoden laut Herstellerdokumentation tun, welche Fehlerbilder bei Listen typisch sind und wo die Grenzen liegen.
In Kürze
- AddForderung legt laut Herstellerdokumentation immer eine neue Forderung an und gibt deren Zähler zurück; der Akt muss bereits existieren.
- AddTitel legt immer einen neuen Titel an und gibt dessen Zähler zurück; Akt und Gericht müssen in ADVOKAT vorhanden sein.
- Alle in einer Forderung angegebenen Personen müssen in ADVOKAT bekannt sein, sonst bricht der Aufruf ab.
- Die sinnvolle Reihenfolge lautet: Personen, Akt, Forderung, Titel, jeder Schritt als Entwurf zur Freigabe.
- Die Schnittstelle überträgt Daten, sie bewertet keine Forderung.
AddForderung und AddTitel laut Dokumentation
Beide Methoden gehören zum ADVOKAT WSDL-Server, einer SOAP-Schnittstelle des Herstellers, die als Anwendung in AdvoAll läuft.
Laut Herstellerdokumentation zu AddForderung wird bei jedem Aufruf eine neue Forderung angelegt und der Zähler der Forderung zurückgegeben. Ist der Akt der Forderung nicht vorhanden, bricht der Aufruf mit einem Fehler ab. Zudem werden alle in der Forderung angegebenen Personen geprüft; ist eine davon in ADVOKAT unbekannt, folgt ebenfalls ein Abbruch.
Die Dokumentation zu AddTitel beschreibt ein ähnliches Muster: Es wird immer ein neuer Titel angelegt und dessen Zähler zurückgegeben. Fehlt der Akt, bricht der Aufruf ab. Außerdem wird geprüft, ob das im Titel angegebene Gericht existiert.
| Methode | Rückgabe | Abbruch laut Dokumentation, wenn … |
|---|---|---|
| AddForderung | Zähler der neuen Forderung | der Akt nicht vorhanden ist oder eine angegebene Person in ADVOKAT unbekannt ist |
| AddTitel | Zähler des neuen Titels | der Akt nicht vorhanden ist oder das Gericht im Titel nicht existiert |
Auf seiner Produktseite zum Inkasso-Paket beschreibt der Hersteller den Baustein „Datenimport / WSDL“ als Möglichkeit, Daten von Großklienten automatisiert zu importieren. Genannt werden Personendaten, Aktenstämme, Leistungen, Forderungen und Betreibungen.
Warum Listen eine eigene Absicherung brauchen
Die Prüfungen von ADVOKAT stoppen unvollständige Übergaben. Sie ersetzen aber keine inhaltliche Kontrolle: Dass ein Akt existiert, sagt nichts darüber, ob die Forderung dem richtigen Akt zugeordnet ist.
Hinzu kommt, dass beide Methoden laut Dokumentation immer einen neuen Datensatz anlegen. Wird dieselbe Liste versehentlich zweimal verarbeitet, entstehen doppelte Forderungen. Ein Workflow hält deshalb für jede Position fest, ob und mit welchem Zähler sie übernommen wurde, und zeigt Wiederholungen an, bevor sie übertragen werden.
Typische Fehlerbilder bei Forderungslisten
| Fehlerbild | Mögliche Ursache | Sinnvolle Reaktion |
|---|---|---|
| Forderung wird abgelehnt, Akt nicht vorhanden | Akt wurde noch nicht angelegt oder falsch zugeordnet | Reihenfolge einhalten: vorher ExistsAkt und gegebenenfalls AddAkt |
| Forderung wird abgelehnt, Person nicht vorhanden | Schuldner ist noch nicht im Personenstamm | Schuldner abgleichen und nach Bestätigung über SavePerson anlegen |
| Titel wird abgelehnt, Gericht existiert nicht | Gericht in der Lieferung anders bezeichnet als in ADVOKAT | Gerichtsangaben vorab mit den in ADVOKAT vorhandenen Gerichten abgleichen |
| Forderungen doppelt im Akt | Liste oder Teil der Liste wurde zweimal verarbeitet | Übernommene Positionen mit Zähler protokollieren; Wiederholungen blockieren und anzeigen |
| Fehlercode zu fehlendem Lizenzmodul „Datenimport“ | Modul in der Installation nicht lizenziert | Lizenzfrage klären, bevor weitere Positionen verarbeitet werden |
| Forderung im falschen Akt | Akt existiert, die Zuordnung war aber falsch | Zuordnung in der Freigabe sichtbar machen; die Kanzlei bestätigt |
| Ganze Lieferung bleibt hängen | Workflow stoppt beim ersten Fehler | Fehler je Position ausweisen und die übrigen Positionen zur Freigabe weiterreichen |
Ablaufbeispiel: Monatsliste einer Hausverwaltung
Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.
Eine Hausverwaltung liefert jeden Monat eine Tabelle mit offenen Mietrückständen, diesmal 40 Positionen. Für zwei Schuldner liegt bereits ein Exekutionstitel vor.
- Einlesen und prüfen: Der Workflow liest Schuldner, Beträge und Belegdaten. Zwei Positionen sind identisch mit der Vormonatsliste und werden als mögliche Wiederholung markiert, eine hat keinen Betrag.
- Personen und Akten: 31 Schuldner sind bekannt, sechs werden als neue Personen vorgeschlagen. Für jeden Fall prüft ExistsAkt, ob schon ein Akt existiert.
- Freigabe: Die Inkasso-Sachbearbeiterin sieht die Übersicht, bestätigt die neuen Personen, klärt die Position ohne Betrag mit der Hausverwaltung und verwirft die beiden Wiederholungen.
- Übernehmen: Der Workflow legt fehlende Personen und Akten an und ruft für die freigegebenen Positionen AddForderung auf.
- Titel: Bei einem der beiden Titel lehnt ADVOKAT ab, weil das angegebene Gericht nicht existiert. Die Bezeichnung in der Lieferung war abgekürzt. Nach Korrektur wird der Titel übernommen.
- Protokoll: Die Kanzlei erhält eine Liste, was übernommen wurde, was abgebrochen ist und warum.
Die weiteren Schritte, also Mahnung, Klage oder Exekutionsantrag, bleiben Entscheidungen der Kanzlei. Wie sich solche Strecken mit Freigabestufen aufbauen lassen, beschreibt der Leitfaden zur Workflow-Automatisierung in der Kanzlei; für große, gleichförmige Fallmengen siehe auch Massenverfahren automatisieren.
Was die Inkasso-Methoden zusätzlich voraussetzen
Für AddForderung und AddTitel nennt die Dokumentation kein Modul über die Grundvoraussetzungen hinaus; das Modul „Datenimport“ ist hier aber besonders relevant, weil die Fehlercode-Übersicht einen eigenen Code für sein Fehlen führt. Welche Bausteine des Inkasso-Pakets lizenziert sind und in welchem Format Auftraggeber liefern, gehört vorab geklärt. Die übrigen Voraussetzungen und das Protokoll beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen. Ob die Schnittstelle in Ihrer Installation nutzbar ist, wird im Einzelfall geprüft.
Was die Übernahme nicht leistet
Die Automatisierung prüft keine Forderung auf Bestand, Höhe oder Verjährung, und sie berechnet keine Zinsen; dafür ist in der Dokumentation der Schnittstelle nichts beschrieben. Die juristische Bewertung bleibt bei der Kanzlei. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Schuldnerdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. Der vorbereitende Workflow gehört On-Premise auf Server in der Kanzlei, Listen von Auftraggebern sollten nicht über öffentliche Cloud-Dienste weitergereicht werden.
Zugriffsrechte im Blick behalten
Wer viele Akten über die Schnittstelle anlegt, sollte auch die Zugriffsrechte im Blick haben. Wie Benutzer und Security-Rechte gepflegt werden, zeigt der Artikel Benutzer und Berechtigungen in ADVOKAT. Welche Bausteine wir rund um ADVOKAT anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen
Kann man Forderungen automatisch in ADVOKAT importieren?
Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür die Methode AddForderung. Sie legt laut Herstellerdokumentation immer eine neue Forderung zu einem bestehenden Akt an und gibt den Zähler der Forderung zurück. Ob die Schnittstelle in einer Installation lizenziert und eingerichtet ist, wird im Einzelfall geprüft.
Was macht die Methode AddTitel?
AddTitel legt laut Dokumentation einen neuen Titel zu einem Akt an und gibt dessen Zähler zurück. Der Akt muss vorhanden sein, und das im Titel angegebene Gericht muss in ADVOKAT existieren; sonst bricht der Aufruf mit einem Fehler ab.
In welcher Reihenfolge werden Inkasso-Daten übernommen?
Weil Forderung und Titel laut Dokumentation einen bestehenden Akt und bekannte Personen voraussetzen, ist die sinnvolle Reihenfolge: Personen speichern, Akt anlegen, Forderung anlegen, Titel anlegen. Jeder Schritt wird vorbereitet und von der Kanzlei bestätigt.
Ersetzt der automatische Import die Prüfung der Forderung?
Nein. Die Schnittstelle überträgt Daten, sie prüft weder Bestand noch Höhe noch Fälligkeit einer Forderung. Die juristische Bewertung und die Entscheidung über weitere Schritte bleiben bei der Kanzlei.
Gehört der WSDL-Server zum ADVOKAT Inkasso-Paket?
Der Hersteller führt auf seiner Produktseite zum Inkasso-Paket den Baustein „Datenimport / WSDL“ für den automatisierten Datenimport von Großklienten an. Welche Module in einer Kanzlei lizenziert sind, wird im Einzelfall geprüft.