Ratgeber
Dokumente automatisch im ADVOKAT-Akt ablegen
Dokumente lassen sich über die Methode AddDokument des ADVOKAT WSDL-Servers direkt im Akt in ADVOKAT ablegen: als übertragene Datei, als Verweis auf eine bestehende Datei oder als reiner Dokumentdatensatz. Für E-Mail-Anhänge, Scans und erzeugte Schreiben heißt das, dass Speichern, Umbenennen und Einsortieren nicht mehr von Hand erledigt werden müssen. Ein Workflow schlägt die Ablage vor, die Kanzlei bestätigt, dann wird abgelegt.
In Kürze
- AddDokument legt laut Herstellerdokumentation einen Dokumentdatensatz an: mit Datei, mit Verweis auf eine bestehende Datei oder ohne Datei.
- Im Dateinamen können Unterordner angegeben werden; fehlende Unterverzeichnisse im Akt werden automatisch angelegt.
- Pflicht sind Datum und das Kürzel des anlegenden Sachbearbeiters; unbekannte Kürzel, Akten oder Status führen zum Abbruch.
- Datei und Verweis (Fqpn) schließen einander aus; bei einem Verweis prüft ADVOKAT nicht, ob die Datei existiert.
- Zusätzlich ist das Modul „Dokumentverwaltung (DV)“ nötig.
Drei Varianten der Ablage
AddDokument ist eine Methode des ADVOKAT WSDL-Servers, einer SOAP-Schnittstelle des Herstellers, die als Anwendung in AdvoAll läuft. Laut Herstellerdokumentation zu AddDokument kann damit ein Dokumentdatensatz angelegt werden. Beschrieben sind drei Varianten:
- Mit Datei: Die Datei wird mitgeschickt und im Akt gespeichert.
- Mit Verweis: Es wird nur der vollständige Pfad auf eine bestehende Datei eingetragen.
- Ohne Datei: Es entsteht ein Dokumentdatensatz ohne angehängtes Dokument, etwa als Vermerk.
Die Felder eines Dokumentdatensatzes
| Feld | Pflicht | Bedeutung laut Dokumentation |
|---|---|---|
| AKurz | nein | Akt, in dem abgelegt wird |
| Dateiname | nein | Name der Datei, optional mit Unterordnern im Akt |
| Datum | ja | Datum des Dokuments |
| VonSB | ja | Kürzel des anlegenden Sachbearbeiters |
| AnSB | nein | Kürzel des Empfängers im Haus |
| Datei | nein | die Datei selbst |
| Fqpn | nein | vollständiger Pfad auf eine bestehende Datei |
| Betreff / Memo | nein | Betreff (bis 100 Zeichen) und Anmerkung |
| Status | nein | Status laut Liste in „Tabellen warten“ |
Besonders praktisch ist der Dateiname mit Unterordner: Laut Dokumentation landet „XYZ.txt“ im Hauptverzeichnis des Akts, „Rechnungen\Ausgang\XYZ.txt“ im entsprechenden Unterverzeichnis. Fehlende Unterverzeichnisse werden automatisch angelegt. Damit lässt sich ein einheitliches Ablageschema, etwa nach Dokumenttyp, direkt umsetzen. Dieselbe Eigenschaft hat eine Kehrseite: Ein Tippfehler im Pfad erzeugt ebenso still einen neuen Ordner.
Was ADVOKAT bei der Ablage prüft und was nicht
Laut Dokumentation wird kein Datensatz angelegt, wenn das Sachbearbeiter-Kürzel, die AKurz oder das Statuskürzel nicht existiert. Außerdem gilt: Ist Fqpn befüllt, muss das Feld Datei leer sein und umgekehrt.
Eine Lücke nennt die Dokumentation ausdrücklich: Bei einem Verweis über Fqpn prüft ADVOKAT nicht, ob die Datei tatsächlich vorhanden ist. Ein Workflow, der mit Verweisen arbeitet, muss das selbst sicherstellen, sonst entstehen Einträge, die ins Leere zeigen. Für übertragene Dateien nutzt die Schnittstelle MTOM; Größenbeschränkungen auf der aufrufenden Seite müssen passend eingestellt sein.
Typische Fehlerbilder bei AddDokument
| Fehlerbild | Mögliche Ursache | Sinnvolle Reaktion |
|---|---|---|
| Kein Datensatz, Sachbearbeiter unbekannt | Kürzel in VonSB existiert nicht, etwa nach einem Personalwechsel | Kürzel vorab mit der Benutzerliste abgleichen; Vorgang in die Klärungsliste |
| Kein Datensatz, Akt unbekannt | AKurz falsch erkannt oder Akt noch nicht angelegt | Existenz des Akts vor der Ablage prüfen; Dokument zur Zuordnung vorlegen und nicht verwerfen |
| Kein Datensatz, Status unbekannt | Statuskürzel steht nicht in der Liste unter „Tabellen warten“ | Erlaubte Statuskürzel im Workflow hinterlegen |
| Fehler bei gleichzeitig befülltem Datei und Fqpn | Beide Felder schließen einander aus | Im Workflow klar festlegen: entweder Datei übertragen oder Verweis setzen |
| Eintrag in ADVOKAT öffnet keine Datei | Fqpn zeigt auf einen Pfad ohne Datei; ADVOKAT prüft das nicht | Pfad vor dem Aufruf prüfen; bei Verweisen regelmäßig nachkontrollieren |
| Unerwarteter neuer Unterordner im Akt | Tippfehler im Pfad, fehlende Unterverzeichnisse werden automatisch angelegt | Nur Ordnernamen aus einem festen Ablageschema zulassen |
| Datum fehlt | Datum ist Pflichtfeld | Eingangsdatum vorbefüllen und in der Bestätigung anzeigen |
| Übertragung großer Anhänge scheitert | Größenbeschränkung auf der aufrufenden Seite | Grenzwerte bei der Einrichtung prüfen und Meldung an die Assistenz |
| Betreff passt nicht ins Feld | Betreff ist auf 100 Zeichen ausgelegt | Betreff kürzen, Details ins Memo schreiben |
Ablaufbeispiel: Sachverständigengutachten per E-Mail
Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.
Ein Sachverständiger schickt ein Gutachten als PDF und nennt im Betreff das Aktenzeichen des Gerichts.
- Zuordnung vorschlagen: Der Workflow findet über das Aktenzeichen den passenden Akt und prüft, ob dessen AKurz existiert.
- Ablage vorbereiten: Er schlägt den Dateinamen nach Ablageschema vor, Unterordner „Gutachten“, Datum des Eingangs, Betreff gekürzt auf das Wesentliche, zuständige Konzipientin als AnSB.
- Bestätigen: Die Kanzleiassistenz sieht den Vorschlag, korrigiert den Unterordner auf die in der Kanzlei übliche Schreibweise und bestätigt.
- Ablegen: Der Workflow ruft AddDokument mit übertragener Datei auf; Fqpn bleibt leer.
- Hinweisen: Weil ein Gutachten fristrelevant sein kann, erhält die Konzipientin einen internen Hinweis. Ob und welche Frist läuft, prüft sie selbst.
Wie die Zuordnung von E-Mails zum richtigen Mandat aufgebaut werden kann, beschreibt der Artikel E-Mails automatisch dem richtigen Akt zuordnen. Für gescannte Post ist zuvor eine Texterkennung nötig, siehe OCR in der Kanzlei.
Was AddDokument zusätzlich braucht
Für AddDokument ist laut Herstellerdokumentation zusätzlich das Modul „Dokumentverwaltung (DV)“ mit Zusatz „1“ oder „2“ erforderlich. Außerdem sollten MTOM und die Größengrenzen auf der aufrufenden Seite bei der Einrichtung geprüft werden. Alle übrigen Grundvoraussetzungen und die Vorab-Prüfung beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen. Ob die Module in Ihrer Kanzlei lizenziert sind, wird im Einzelfall geprüft.
Grenzen und Datenschutz
Die Schnittstelle legt ab, was ihr übergeben wird. Sie entscheidet nicht, welcher Akt der richtige ist. Eine Zuordnung per Workflow oder Sprachmodell kann irren, etwa bei mehreren Akten mit denselben Beteiligten; deshalb bleibt die Bestätigung durch einen Menschen fester Bestandteil. Fristrelevante Schriftstücke werden durch die Ablage allein nicht bearbeitet.
Dokumente sind der sensibelste Teil eines Akts. Der vorbereitende Workflow samt Texterkennung gehört On-Premise auf Server in der Kanzlei. Wird für die Zuordnung ein Sprachmodell eingesetzt, sollte es lokal laufen oder nur einen minimierten Ausschnitt erhalten.
Vom Dokument zum Termin
Aus abgelegten Ladungen und Schreiben entstehen oft Termine. Wie diese vorbereitet werden, zeigt der Artikel Termine automatisch in ADVOKAT eintragen. Welche Bausteine wir rund um ADVOKAT anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen
Kann man Dokumente automatisch in einem ADVOKAT-Akt ablegen?
Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür die Methode AddDokument. Sie legt laut Herstellerdokumentation einen Dokumentdatensatz an, wahlweise mit übertragener Datei, mit Verweis auf eine bestehende Datei oder ganz ohne Datei. Erforderlich ist zusätzlich das Modul „Dokumentverwaltung“; ob es lizenziert ist, wird im Einzelfall geprüft.
Kann AddDokument Unterordner im Akt anlegen?
Ja. Laut Dokumentation können im Dateinamen Unterordner angegeben werden, etwa „Rechnungen\Ausgang\Datei.txt“. Existieren diese Unterverzeichnisse im Akt noch nicht, werden sie automatisch angelegt.
Was ist der Unterschied zwischen Datei und Fqpn bei AddDokument?
Im Feld Datei wird die Datei selbst übertragen. Im Feld Fqpn wird stattdessen nur der vollständige Pfad auf eine bestehende Datei eingetragen; ADVOKAT übernimmt dann keine Datei und prüft laut Dokumentation auch nicht, ob die Datei tatsächlich vorhanden ist. Beide Felder schließen einander aus.
Welche Angaben sind bei AddDokument Pflicht?
Laut Dokumentation sind das Datum und das Kürzel des anlegenden Sachbearbeiters (VonSB) Pflicht. Werden ein nicht existierendes Sachbearbeiter-Kürzel, ein unbekannter Akt oder ein unbekanntes Statuskürzel übergeben, wird kein Datensatz angelegt.
Ordnet die Schnittstelle Dokumente selbst dem richtigen Akt zu?
Nein. AddDokument legt ein Dokument in dem Akt ab, dessen Kurzbezeichnung übergeben wird. Welcher Akt das ist, muss vorher feststehen. Ein Workflow kann die Zuordnung vorschlagen, bestätigt wird sie von der Kanzlei.