Ratgeber
Mandanten und Beteiligte automatisch in ADVOKAT anlegen
Mandanten, Gegner und andere Beteiligte lassen sich in ADVOKAT über die Methode SavePerson des ADVOKAT WSDL-Servers anlegen oder aktualisieren, ohne dass jemand Name, Anschrift und Bankverbindung aus einer E-Mail oder einem Formular abtippt. Ein Workflow bereitet die Personendaten vor, die Kanzlei prüft sie, erst dann wird übernommen. Dieser Artikel zeigt, wie SavePerson laut Herstellerdokumentation zwischen Neuanlage und Aktualisierung unterscheidet, welche Fehlerbilder typisch sind und wie ein Ablauf aussehen kann.
In Kürze
- SavePerson legt eine Person in ADVOKAT neu an oder aktualisiert eine bestehende und gibt immer die NKurz (Kurzbezeichnung der Person) zurück.
- Ohne NKurz entsteht laut Dokumentation immer eine neue Person. Das ist die häufigste Quelle für Dubletten.
- Bankverbindungen werden pro Person gespeichert und je nach Reihung und Bezeichnung aktualisiert oder neu angelegt.
- Die zurückgegebene NKurz ist der Schlüssel für die Aktenanlage und alle weiteren Schritte.
- Jede Übernahme wird vorbereitet und von der Kanzlei bestätigt.
Was ist SavePerson?
SavePerson ist eine Methode des ADVOKAT WSDL-Servers, einer SOAP-Schnittstelle des Herstellers, die als Anwendung in AdvoAll läuft. Die Methode nimmt Personendaten entgegen und speichert sie im Personenstamm. Laut Herstellerdokumentation zu SavePerson gibt der Aufruf immer die NKurz der aktualisierten oder neu angelegten Person zurück. Spätere Schritte wie die Aktenanlage verlangen genau diese Kurzbezeichnung.
Neuanlage oder Aktualisierung: die NKurz entscheidet
Die Dokumentation unterscheidet drei Fälle. Sie bestimmen, wie ein Workflow aufgebaut sein muss.
| Übergabe | Ergebnis laut Dokumentation |
|---|---|
| Keine NKurz angegeben | Es wird immer eine neue Person erstellt. |
| NKurz angegeben, in ADVOKAT nicht vorhanden | Es wird eine neue Person erstellt; die übergebene NKurz wird nach Möglichkeit beibehalten. |
| NKurz angegeben, Person existiert bereits | Die bestehende Person wird aktualisiert. |
Für Bankverbindungen gilt eine ähnliche Logik. Bei Neuanlage einer Person werden auch die Banken neu angelegt. Ist die Person bereits vorhanden und gibt es bei ihr eine Bank mit gleicher Reihung und Bezeichnung, wird diese Bank aktualisiert, andernfalls kommt eine neue hinzu.
Auch zum Namen macht die Dokumentation eine Vorgabe: Werden die Namensteile ausdrücklich übergeben, speichert ADVOKAT sie genau so. Andernfalls wird der Name in Namensteile zu jeweils höchstens 50 Zeichen aufgeteilt. Bei langen Firmenbezeichnungen lohnt es sich deshalb, die Namensteile im Workflow bewusst zu setzen.
Typische Fehlerbilder bei SavePerson
Die Tabelle fasst Fälle zusammen, die sich aus den Regeln und der Fehlercode-Übersicht des Herstellers ableiten lassen.
| Fehlerbild | Mögliche Ursache | Sinnvolle Reaktion |
|---|---|---|
| Dieselbe Mandantin steht zweimal im Personenstamm | Übergabe ohne NKurz; SavePerson legt dann immer neu an | Vor jeder Übergabe mit dem Bestand abgleichen und mögliche Treffer anzeigen; nach Bestätigung die NKurz des Treffers mitgeben |
| Gepflegte Anschrift wurde überschrieben | Übergabe mit bestehender NKurz aktualisiert die vorhandene Person | Alt- und Neuwerte nebeneinander zeigen; Änderung nur nach Freigabe übernehmen |
| Zweite Bankverbindung statt Korrektur der ersten | Reihung oder Bezeichnung der Bank weicht von der bestehenden ab | Reihung und Bezeichnung der vorhandenen Bank im Entwurf übernehmen |
| Firmenname ungünstig getrennt | Automatische Aufteilung in Namensteile zu höchstens 50 Zeichen | Namensteile im Workflow ausdrücklich setzen |
| Zurückgegebene NKurz weicht von der gewünschten ab | Die übergebene NKurz wird nur „nach Möglichkeit“ beibehalten | Immer mit der Rückgabe weiterarbeiten, nie mit dem Wunschwert |
| Fehlercode „Person nicht eindeutig identifiziert“ | Die Übersicht führt dafür eigene Codes | Vorgang anhalten und der Kanzleiassistenz mit der betroffenen Person vorlegen |
| Fehlercode beim Erstellen oder Aktualisieren | Eigene Codes für Aufruf, Neuanlage und Aktualisierung | Entwurf offenhalten, Meldung verständlich anzeigen, nach Korrektur erneut übergeben |
Fallstricke jenseits der Fehlercodes
Nicht jedes Problem erzeugt eine Fehlermeldung. Eine Dublette oder eine ungewollte Aktualisierung läuft technisch fehlerfrei durch. Deshalb ist der Abgleich vor der Übergabe wichtiger als die Auswertung danach.
Die Personenanlage ersetzt auch keine Kollisionsprüfung. Ein Abgleich gegen den Personenstamm kann diese Prüfung unterstützen, die Bewertung bleibt bei der Kanzlei. Wie ein solcher Ablauf strukturiert werden kann, beschreibt der Artikel zur Kollisionsprüfung in der Kanzlei.
Ablaufbeispiel: eine Anfrage mit Mandantin und Gegner
Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.
Über das Website-Formular kommt eine Anfrage: Eine Privatperson, hier „Frau B.“, möchte gegen eine Handwerksfirma mit langem Firmenwortlaut vorgehen und nennt ihre Bankverbindung für spätere Zahlungen.
- Auslesen: Der Workflow erkennt zwei Personen, die Mandantin und den Gegner, und befüllt je einen Personenentwurf. Den Firmenwortlaut teilt er in Namensteile auf, statt ihn ADVOKAT automatisch trennen zu lassen.
- Abgleichen: Für Frau B. findet sich kein Treffer. Für die Firma gibt es einen möglichen Treffer aus einem älteren Akt, mit abweichender Anschrift.
- Vorlegen: Die Kanzleiassistenz sieht beide Entwürfe. Bei der Firma stehen alte und neue Anschrift nebeneinander. Sie entscheidet, die bestehende Person zu verwenden und die Anschrift vorerst nicht zu ändern.
- Übernehmen: Für Frau B. ruft der Workflow SavePerson ohne NKurz auf, eine Neuanlage ist hier gewollt. Für die Firma wird keine Änderung übertragen, ihre bestehende NKurz wird nur übernommen.
- Weiterreichen: Beide NKurz stehen nun für die Aktenanlage bereit.
Gegner und andere Beteiligte durchlaufen denselben Weg. Für sie ist die Personenanlage besonders relevant, weil die Aktenanlage über die Schnittstelle laut Dokumentation verlangt, dass alle Aktbeteiligten in ADVOKAT bereits vorhanden sind. Den organisatorischen Weg der Anfrage beschreibt der Artikel Mandatsannahme digitalisieren.
Was SavePerson voraussetzt
Für SavePerson nennt die Herstellerdokumentation kein Modul über die Grundvoraussetzungen des WSDL-Servers hinaus. Version, Lizenzmodule, AdvoAll-Einrichtung, Protokollierung und die allgemeine Vorab-Prüfung beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen im ADVOKAT-Leitfaden. Ob die Schnittstelle in Ihrer Installation nutzbar ist, wird im Einzelfall geprüft.
Datenschutz und Grenzen
Personendaten von Mandanten und Gegnern unterliegen der Verschwiegenheitspflicht und der DSGVO. Der Workflow, der die Daten vorbereitet, gehört On-Premise auf Server in der Kanzlei. Wird für das Auslesen einer Anfrage ein Sprachmodell eingesetzt, sollte es lokal betrieben werden oder nur einen minimierten Ausschnitt erhalten; es kann beim Auslesen irren.
Die Automatisierung entscheidet nicht, ob ein Mandat angenommen wird, und sie bewertet keine Interessenkollision. Sie erkennt nicht zuverlässig, ob „Maria Huber, Wien“ dieselbe Person ist wie „M. Huber“ im Bestand. Sie zeigt nur an, dass es so sein könnte. ADVOKAT bleibt das führende System, die Verantwortung für richtige Stammdaten bleibt bei der Kanzlei.
Nächster Schritt: der Akt
Mit der zurückgegebenen NKurz folgt der nächste Schritt: die Aktenanlage über AddAkt und ExistsAkt. Welche Bausteine wir rund um ADVOKAT anbieten, zeigt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen
Kann man Personen automatisch in ADVOKAT anlegen?
Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür die Methode SavePerson. Sie legt eine Person neu an oder aktualisiert eine bestehende und gibt die Kurzbezeichnung (NKurz) der Person zurück. Ob die Schnittstelle in einer Installation lizenziert und eingerichtet ist, wird im Einzelfall geprüft.
Wann legt SavePerson eine neue Person an und wann aktualisiert es eine bestehende?
Laut Herstellerdokumentation entscheidet die NKurz: Fehlt sie, wird immer eine neue Person angelegt. Ist sie angegeben, aber in ADVOKAT unbekannt, entsteht ebenfalls eine neue Person. Existiert eine Person mit dieser NKurz bereits, wird sie aktualisiert.
Entstehen durch eine automatische Personenanlage Dubletten?
Das Risiko besteht, wenn ohne NKurz übergeben wird, denn dann legt SavePerson laut Dokumentation immer eine neue Person an. Deshalb gehört vor jede Übernahme ein Abgleich mit dem vorhandenen Personenstamm und eine Prüfung durch die Kanzlei.
Werden auch Bankverbindungen über die Schnittstelle übernommen?
Ja, Bankdaten werden laut Dokumentation pro Person gespeichert. Bei einer neuen Person werden die Banken neu angelegt; bei einer bestehenden Person wird eine Bank mit gleicher Reihung und Bezeichnung aktualisiert, sonst neu angelegt.
Braucht SavePerson ein zusätzliches Lizenzmodul?
Für die reine Personenanlage nennt die Herstellerdokumentation kein Modul über die Grundvoraussetzungen des WSDL-Servers hinaus, also „Elektronischer Rechtsverkehr“, „Datenimport“, Version 6.23c und AdvoAll. Ob das in einer Kanzlei gegeben ist, wird im Einzelfall geprüft.