Kann man Termine automatisch in ADVOKAT anlegen?

Ja, der ADVOKAT WSDL-Server bietet dafür die Methode AddTermin. Laut Herstellerdokumentation sind Datum, das Kürzel des anlegenden Sachbearbeiters und die Terminart Pflichtangaben. Zusätzlich ist das Modul „Terminmanager“ erforderlich; ob es in einer Installation lizenziert ist, wird im Einzelfall geprüft.

Welche Terminarten kann AddTermin anlegen?

Laut Dokumentation unter anderem Termin, Frist, Wiedervorlage, Rückruf und Auswärtstermin sowie zwei freie Arten. Ab ADVOKAT-Version 6.25b haben sich einzelne Kürzel geändert: „Memo“ heißt nun „Aufgabe“ mit Kürzel A, der Auswärtstermin hat das Kürzel S.

Kann eine automatisch eingetragene Frist die Fristenkontrolle ersetzen?

Nein. Ein automatisch vorbereiteter Fristeintrag unterstützt die Fristenkontrolle, er ersetzt sie nicht. Ob eine Frist richtig berechnet und eingetragen ist, prüft die Kanzlei; die Verantwortung für die Fristenwahrung bleibt bei ihr.

Was passiert, wenn bei AddTermin falsche Daten übergeben werden?

Laut Dokumentation wird dann kein Termin angelegt, sondern ein Fehler zurückgegeben, etwa bei einem unbekannten Sachbearbeiter-Kürzel, einem nicht existierenden Akt oder einer unbekannten Person, einem nicht definierten Status oder einer ungültigen Dauer.

Kann ein Termin mit einem Akt verknüpft werden?

Ja. AddTermin kennt laut Dokumentation ein Feld für die Aktenkurzbezeichnung (AKurz) und ein Feld für die Kurzbezeichnung einer Person (NKurz). Beide müssen in ADVOKAT existieren, sonst wird der Termin nicht angelegt.

Termine automatisch in ADVOKAT eintragen

Termine, Wiedervorlagen und Fristen lassen sich in ADVOKAT über die Methode AddTermin des ADVOKAT WSDL-Servers eintragen. Ein Workflow kann etwa aus einer Ladung oder einer E-Mail einen Termineintrag vorbereiten; die Kanzlei prüft ihn, erst dann wird er in ADVOKAT angelegt. Bei Fristen gilt eine klare Grenze: Die Automatisierung unterstützt die Fristenkontrolle, die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei.

In Kürze

AddTermin legt laut Herstellerdokumentation einen neuen Termin in ADVOKAT an; Pflicht sind Datum, Sachbearbeiter-Kürzel des Anlegenden und Terminart.
Möglich sind unter anderem Termin, Frist, Wiedervorlage, Rückruf und Auswärtstermin. Ab Version 6.25b haben sich einzelne Kürzel geändert.
Ein Termin kann mit einem Akt (AKurz) und einer Person (NKurz) verknüpft werden; beide müssen existieren.
Bei ungültigen Angaben legt ADVOKAT keinen Termin an und meldet einen Fehler. Ob ein Datum inhaltlich stimmt, prüft ADVOKAT nicht.
Zusätzlich ist das Modul „Terminmanager (TM)“ nötig.

AddTermin und das Termin-Objekt

AddTermin ist eine Methode des ADVOKAT WSDL-Servers, einer SOAP-Schnittstelle des Herstellers, die als Anwendung in AdvoAll läuft. Laut Herstellerdokumentation zu AddTermin wird damit ein neuer Termin in ADVOKAT angelegt; die Daten werden als strukturiertes Objekt übergeben. Die wichtigsten Felder:

Feld	Pflicht	Bedeutung laut Dokumentation
Datum	ja	Datum des Termins
Zeit	nein	Uhrzeit (aus einem Datum-Zeit-Wert wird nur die Zeit übernommen)
Dauer	nein	Format HH:MM, zwischen 00:01 und 23:59
VonSB	ja	Kürzel des Sachbearbeiters, der den Termin anlegt
FürSB	nein	Kürzel des Sachbearbeiters, für den der Termin gilt
Art	ja	Terminart als Kürzel, z. B. T (Termin), F (Frist), W (Wiedervorlage)
AKurz	nein	Akt, zu dem der Termin gehört
Person	nein	NKurz einer Person
Betreff / Memo	nein	Betreff (bis 100 Zeichen) und Anmerkungstext
Alarm	nein	Erinnerung eine bestimmte Zeit vor dem Termin
Status	nein	Status laut Liste in „Tabellen warten“
Geschützt	nein	Ja/Nein-Wert

Terminarten und die Änderung ab Version 6.25b

Bei der Terminart weist die Dokumentation auf eine Versionsänderung hin: Ab ADVOKAT 6.25b wurde „Memo“ in „Aufgabe“ umbenannt (Kürzel A), der Auswärtstermin trägt nun das Kürzel S statt A. Das ist für eine Automatisierung heikler, als es klingt. Ein Workflow, der für eine ältere Version gebaut wurde und „A“ für einen Auswärtstermin übergibt, würde in einer neueren Version eine Aufgabe anlegen. Eine Fehlermeldung wäre dann nicht zu erwarten, weil A dort ein gültiges Kürzel ist.

Der Workflow muss deshalb wissen, welche Version im Einsatz ist, und die Kürzel je Version hinterlegt haben. Nach einem ADVOKAT-Update gehört die Zuordnung der Terminarten zu den ersten Punkten, die kontrolliert werden.

Typische Fehlerbilder bei AddTermin

Laut Dokumentation wird kein Termin angelegt, wenn Sachbearbeiter-Kürzel, AKurz oder NKurz nicht existieren, wenn Status oder Terminart nicht definiert sind oder die Dauer ungültig ist. Daraus und aus den Feldregeln ergeben sich diese Fälle:

Fehlerbild	Mögliche Ursache	Sinnvolle Reaktion
Kein Termin, Terminart ungültig	Kürzel nicht definiert, etwa ein Tippfehler oder eine freie Art, die in der Kanzlei nicht eingerichtet ist	Nur hinterlegte Kürzel zur Auswahl anbieten
Auswärtstermin erscheint als Aufgabe	Kürzel A in einer Version ab 6.25b übergeben	Kürzel je Version pflegen; nach Updates kontrollieren
Kein Termin, Dauer ungültig	Format nicht HH:MM oder außerhalb von 00:01 bis 23:59	Dauer vorab prüfen; bei unklarer Dauer Feld leer lassen
Termin steht am richtigen Tag, aber zur falschen Uhrzeit	Zeitwert falsch befüllt; aus einem Datum-Zeit-Wert übernimmt das Feld Zeit nur die Uhrzeit	Datum und Zeit getrennt befüllen und in der Bestätigung anzeigen
Kein Termin, Sachbearbeiter unbekannt	Kürzel in VonSB existiert nicht	Kürzel mit der Benutzerliste abgleichen
Kein Termin, Akt oder Person unbekannt	AKurz oder NKurz falsch erkannt oder noch nicht angelegt	Akt und Person vorher prüfen; Entwurf zur Zuordnung vorlegen
Kein Termin, Status unbekannt	Statuskürzel nicht in „Tabellen warten“ definiert	Erlaubte Status im Workflow hinterlegen
Termin angelegt, Datum aber falsch	ADVOKAT prüft das Datum nicht inhaltlich	Datum in der Bestätigung hervorheben; die Kanzlei prüft

Ein Eintrag, der unbemerkt nicht angelegt wurde, ist gefährlicher als ein Fehler, der sichtbar wird. Jede Ablehnung geht deshalb an die zuständige Person, der Entwurf bleibt zur Korrektur offen.

Ablaufbeispiel: Ladung zu einer Verhandlung

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Es beschreibt keinen konkreten Einsatz in einer Kanzlei.

Im Posteingang liegt eine Ladung zu einer mündlichen Verhandlung. Das Dokument ist bereits im Akt abgelegt.

Auslesen: Der Workflow erkennt Datum, Uhrzeit, Gericht und Verhandlungssaal und stellt einen Entwurf zusammen: Art T, AKurz des Akts, FürSB die zuständige Anwältin, Dauer 01:30, Betreff mit Gericht und Saal.
Wiedervorlage ergänzen: Zusätzlich schlägt er eine Wiedervorlage eine Woche vor dem Termin zur Vorbereitung vor.
Prüfen: Die Assistenz vergleicht Datum und Uhrzeit mit der Ladung. Die Wiedervorlage verlegt sie um zwei Tage nach vorne, weil die Anwältin in der Woche davor auf Urlaub ist.
Anlegen: Erst jetzt ruft der Workflow zweimal AddTermin auf und meldet beide Einträge als angelegt.
Fehlerfall: Wäre die AKurz falsch erkannt worden, hätte ADVOKAT den Termin abgelehnt. Der Workflow hätte dann den Entwurf mit der Meldung „Akt unbekannt“ zurückgelegt.

Was bei Fristen gilt

Mit der Terminart „Frist“ kann ein Workflow auch Fristeinträge vorbereiten. Eine automatisch ausgelesene oder berechnete Frist ist ein Vorschlag. Ob Beginn, Dauer und Ende stimmen, beurteilt eine fachkundige Person. Die Fristenkontrolle wird so unterstützt; die Fristenwahrung und die Verantwortung dafür bleiben bei der Kanzlei. Grundlagen beschreibt der Artikel zum Fristenmanagement in der Kanzlei, wie fristrelevante Post erkannt werden kann, der Artikel Fristensachen erkennen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Was AddTermin zusätzlich braucht

Für die Erstellung von Terminen ist laut Herstellerdokumentation zusätzlich das Modul „Terminmanager (TM)“ erforderlich. Außerdem gehört zur Vorab-Prüfung, ob Ihre Version vor oder ab 6.25b liegt, weil davon die Terminart-Kürzel abhängen. Die übrigen Grundvoraussetzungen und das Protokoll des WSDL-Servers beschreibt der Abschnitt Gemeinsame Voraussetzungen aller WSDL-Automatisierungen. Ob die Module lizenziert sind, wird im Einzelfall geprüft.

Datenschutz

Termindaten verraten viel: wer mit wem in welcher Sache verhandelt. Der vorbereitende Workflow gehört On-Premise auf Server in der Kanzlei. Wer Termine zusätzlich in andere Kalender spiegeln will, sollte genau prüfen, welche Daten dorthin gelangen.

Vom Termin zur Eingabe ans Gericht

Wiederkehrende Eingaben an das Gericht lassen sich ebenfalls vorbereiten: Der Artikel ERV-Schriftsätze in ADVOKAT vorbereiten zeigt, wie. Den Rahmen rund um ADVOKAT beschreibt die Leistungsseite ADVOKAT-Automatisierung. Für eine Einschätzung Ihrer Situation vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.